Sous la responsabilité du Directeur général, la personne titulaire du poste assume les tâches générales de secrétariat, de gestion ainsi que les tâches administratives rattachées aux bureaux du maire et des conseillers municipaux.
EXEMPLE DE TÂCHES ACCOMPLIES (ne se limitant pas) :
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Assiste le maire dans l’organisation et la coordination des activités se rapportant à son champ d’intervention et le soutient dans la gestion des dossiers en tenant compte des éléments stratégiques et des échéanciers;
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Rédige divers textes et rapports, en plus de collaborer à la révision et à la traduction de documents;
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Suit l’évolution de divers projets ou dossiers qui lui sont confiés, effectue divers travaux de compilations de données, soumet ses commentaires et ses recommandations sur les actions à prendre, s'il y a lieu, et assure la liaison auprès des différents intervenants;
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Assure une gestion rigoureuse et confidentielle des dossiers, codifie,
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Coordonne la préparation des réunions et comités où siège le maire, assure le suivi des procès-verbaux et assiste à la rencontre, lorsque requis;
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Tient à jour l'agenda du maire, en effectue le suivi, confirme les présences à des réunions et fait des arrangements relatifs aux déplacements prévus (transport, hébergement, avance de fonds, etc.);
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Reçois, traite, répond et achemine le courrier électronique destiné particulièrement au maire, traite la correspondance et autres documentsau mairerédiger et signer certaines correspondances d'ordre général;
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Traite les appels téléphoniques du service;
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Est responsable de l’accueil des demandes et des requêtes des citoyens auprès de la mairie, en assure le suivi et veille au contrôle du délai de réponse. Elle traite
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Gère à même le budget consacré aux articles promotionnels de la Cité de Dorval, le choix, l’achat et l’inventaire de tous les articles promotionnels de la Cité de même que l’achat et l’inventaire des fournitures de bureaux pour son service ;
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À même le budget qui lui est dévolu, gère l’organisation de certaines réceptions, cérémonies et conférences du maire (pique-nique, collecte de sang, départs à la retraite) en faisant la réservation des salles, le choix du traiteur, du menu, lance les invitations générales ou personnalisées, effectue le choix des cadeaux et les achats et s’assure de leur livraison;
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Gère, en collaboration avec la secrétaire du directeur général, les activités du Club 25, la liste des personnes admissibles, élabore les thèmes et concept de la soirée, choisit et loue la salle, sélectionne et attribue les contrats (animation, restauration, équipements, musiciens, etc.), effectue le choix et l’achat des cadeaux, la promotion de l’activité, gère, anime et participe au déroulement de la soirée;
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Assurer l’intérim de la secrétaire du directeur général en son absence;
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Effectue toute autre tâche connexe dont des tâches de supervision, de contrôle et autre responsabilités.
FORMATION ET EXPÉRIENCE REQUISE
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Être titulaire d’un diplôme d’études collégiales en technique administrative ou bureautique ou tout autre domaine approprié; ou
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Posséder une expérience pertinente d’au moins cinq (5) ans en secrétariat de direction;
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Connaissance du milieu municipal, un atout.
EXIGENCES
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Avoir une très bonne connaissance de tous les logiciels de la suite Microsoft Office et d’Internet;
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Démontrer une excellente maîtrise des langues française et anglaise, écrite et parlée, et une facilité à composer et à structurer des textes;
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Avoir une excellente connaissance des pratiques générales du travail de bureau et de secrétariat ainsi que de la correspondance des affaires;
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Faire preuve de tact, de diplomatie et de courtoisie (administration municipale, citoyens, fournisseurs, etc.);
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Faire preuve de grande discrétion et avoir un respect absolu de la confidentialité;
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Avoir la capacité à travailler en équipe et à s’adapter à diverses situations;
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Avoir la capacité d’évaluer et de prioriser les travaux selon les échéances et être apte à travailler sous pression;
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Posséder la capacité de gérer un budget et des dossiers à caractère complexe et stratégique de façon autonome, avoir l’esprit d'initiative et le sens des responsabilités;
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Connaitre le territoire de la municipalité de Dorval.
Les personnes intéressées et possédant les qualifications ci-haut énumérées sont priées de faire parvenir leur CV et leur lettre de motivation en mentionnant le numéro de concours CDR-2015-01 au plus tard le 22 avril 2015 à l’attention d’Hélène Trahan-Snow.
Par courriel à : rh@ville.dorval.qc.ca
Par télécopieur : 514-633-4213
Par la poste à :
Cité de Dorval, Ressources Humaines
60, avenue Martin
Dorval, QC, H9S 3R4
Prendre note que seuls les candidats retenus pour une entrevue seront contactés.
La Cité de Dorval applique les principes d'égalité en emploi et invite donc les femmes, les autochtones, les membres des minorités visibles et des minorités ethniques ainsi que les personnes présentant un handicap à soumettre leur candidature et mentionner expressément leur groupe d’appartenance.
Selon l'échelle salariale des employés cadres de la Cité de Dorval
Ville de Dorval
60, avenue Martin
Dorval Québec
Canada H9S 3R4
