Sous l’autorité du directeur général, la personne titulaire du poste s’assure que les informations et directives en provenance du conseil municipal soient correctement acheminées aux directeurs de services. Elle assume les travaux de secrétariat ainsi que les tâches administratives rattachés aux activités de la Direction générale.
PRINCIPALES RESPONSABILITÉS ET TÂCHES :
- Assiste le directeur général et le directeur des Services administratifs et trésorier dans l’organisation et la coordination des activités se rapportant à leur champ d’intervention et les soutient dans la gestion des dossiers en tenant compte des éléments stratégiques et des échéanciers;
- Assure un lien entre la direction et les différents services et fournit des renseignements généraux concernant les directives, les activités et la réglementation;
- Rédige divers textes et rapports, en plus de collaborer à la révision et à la traduction de documents;
- Suit l’évolution de divers projets ou dossiers qui lui sont confiés, effectue divers travaux de compilations de données, soumet ses commentaires et ses recommandations sur les actions à prendre, s'il y a lieu, et assure la liaison auprès des différents intervenants;
- Assure une gestion rigoureuse et confidentielle des dossiers, codifie, classe et tient à jour l'inventaire complet des dossiers relatifs à son secteur d'activités, contrôle l'accès à ceux-ci et en assure l'épuration et l'archivage;
- Coordonne la préparation des réunions et comités où siège le directeur général, assure le suivi des procès-verbaux et assiste à la rencontre, lorsque requis;
- Coordonne et gère le plan des mesures d’urgences de la Cité de Dorval;
- Tient à jour l'agenda du directeur général et du directeur des Services administratifs et trésorier, effectue le suivi auprès d’eux, confirme leur présence à des réunions et fait des arrangements relatifs aux déplacements prévus (transport, hébergement, avance de fonds, etc.);
- Traite la correspondance et autres documents adressés au directeur général et/ou au directeur des Services administratifs et trésorier, en plus de rédiger et signer certaines correspondance d'ordre général;
- Traite les appels téléphoniques du service;
- Est responsable de l’accueil des demandes et des plaintes des citoyens auprès de la Direction générale, en assure le suivi et veille au contrôle du délai de réponse. Elle traite certaines questions relevant de sa compétence et prépare la synthèse des problèmes et questions complexes afin de les transmettre à son supérieur;
- Assure une utilisation efficiente des ressources humaines, matérielles et budgétaires mises à sa disposition;
- Assure le développement et la formation des employés de sa section, recommande les niveaux de main-d’œuvre requis, fixe les mesures de performance et assure l’appréciation du rendement des employés sous sa gouverne;
- Assure l’application des règles et pratiques établies en matière de gestion des ressources humaines à l’égard de l’employé sous sa supervision (commissionnaire, membre du personnel des cols blancs), et voit à son évaluation, son encadrement et à l’imposition de mesure disciplinaire, le cas échéant;
- Est responsable de la gestion du système de sécurité de l'hôtel de ville et des clés des édifices municipaux;
- Gère la disponibilité de la salle de conférence adjacente au bureau de la Direction générale;
- Gère l’achat et l’inventaire des fournitures de bureaux pour son service;
- Planifie, organise et coordonne certaines réceptions, cérémonies et conférences;
- Effectue toute autre tâche jugée pertinente à sa fonction et assume toute autre responsabilité que peut lui confier ses supérieurs.
FORMATION
Être titulaire d’un diplôme d’études collégiales en technique administrative ou bureautique ou tout autre domaine approprié.
EXPÉRIENCE
Posséder une expérience pertinente d’au moins cinq (5) ans en secrétariat de direction, jumelée à une expérience d’au moins un (1) an en milieu municipal.
HABILETÉS ET QUALITÉS PERSONNELLES
Avoir une très bonne connaissance de tous les logiciels de la suite Microsoft Office et d’Internet;
Démontrer une excellente maîtrise de la langue française écrite et parlée, notamment avoir une aisance reconnue à composer et à structurer des textes;
Avoir une connaissance approfondie de la langue anglaise écrite et parlée;
Avoir une excellente connaissance des pratiques générales du travail de bureau et de secrétariat ainsi que de la correspondance des affaires et de la sténographie ou d’une autre méthode d’écriture rapide;
Faire preuve de tact, de diplomatie et de courtoisie auprès de divers interlocuteurs (administration municipale, citoyens, fournisseurs, etc.);
Faire preuve de jugement pratique et posséder une aptitude à trouver des solutions appropriées à différents problèmes;
Faire preuve de grande discrétion et avoir un respect absolu de la confidentialité;
Avoir la capacité à travailler en équipe et à s’adapter à diverses situations;
Avoir la capacité d’évaluer et de prioriser les travaux selon les échéances et être apte à travailler sous pression;
Posséder la capacité de gérer des dossiers à caractère complexe et stratégique de façon autonome, avoir l’esprit d'initiative et le sens des responsabilités;
Connaitre le territoire de la municipalité de Dorval.
Les personnes intéressées et possédant les qualifications ci-haut énumérées sont priées de faire parvenir leur CV et leur lettre de motivation en mentionnant le numéro de concours CDR-2016-06 au plus tard le 2 septembre 2016 à l’attention d’Hélène Trahan Snow.
Par courriel à : rh@ville.dorval.qc.ca
Par télécopieur : 514-633-4213
Par la poste à :
Cité de Dorval, Ressources Humaines
60, avenue Martin
Dorval, QC, H9S 3R4
Prendre note que seuls les candidats retenus pour une entrevue seront contactés.
La Cité de Dorval applique les principes d'égalité en emploi et invite donc les femmes, les autochtones, les membres des minorités visibles et des minorités ethniques ainsi que les personnes présentant un handicap à soumettre leur candidature et mentionner expressément leur groupe d’appartenance.
Veuillez noter que le genre masculin est utilisé dans l'unique but d'en alléger la lecture.
Groupe A1 (selon l'échelle en vigueur)
Ville de Dorval
60, avenue Martin
Dorval Québec
Canada H9S 3R4
