Nos bureaux sont situés à deux pas du centre de ski Mont-Blanc et à quelques minutes de la Station touristique Mont Tremblant. La MRC des Laurentides compte un peu plus de 40 employés. Les 20 municipalités constituantes et plusieurs organismes apparentés représentent sa principale clientèle avec laquelle vous aurez à travailler.
SOMMAIRE DES FONCTIONS
L’adjoint(e) à la direction générale travaille en étroite collaboration avec la directrice générale et lui offre un support adéquat dans l’exécution de son mandat global et dans ses réalisations quotidiennes.
Responsabilités
Sous l’autorité de la directrice générale, le titulaire du poste est responsable du soutien administratif des dossiers de la préfecture et de la direction générale. Il coordonne également divers mandats touchant les communications et les relations avec les municipalités, les citoyens, les organismes, les fournisseurs et autres tâches qui lui sont attribuées par la directrice générale.
Principales tâches:
- effectue les tâches normales de secrétariat et assure le lien avec les clientèles et les partenaires concernées (citoyens, municipalités, ministères, organismes, etc.) tel que l’accueil des visiteurs, la réception des appels, le traitement du courrier et la production de divers documents;
- gère, en fonction des directives, l’agenda de la direction générale et du préfet;
- participe au suivi de dossiers et projets de la direction générale;
- effectue le suivi de certains protocoles/conventions/ententes et en assure le suivi avec le ou les services concernés et les différents organismes;
- assure la préparation et à la rédaction des documents requis pour les réunions (ordre du jour, procès-verbaux, résolution, règlement, documents de support) ainsi que leur suivi;
- coordonne toute la logistique entourant la tenue de réunions et de séances de formation (incluant la réservation de salles et du matériel) en tenant compte des objectifs établis, des besoins didactiques et des dispositions protocolaires;
- élabore, rédige et actualise des documents (recherches, analyses, statistiques, rapports, plans opérationnels) en prévision d’une prise de décision par la direction générale ou le conseil des maires;
- participe, sur demande, aux séances du conseil des maires, aux réunions des directeurs généraux, aux conférences et points de presse ainsi que toutes autres réunions et tous évènements où sa présence est utile;
- participe à certains événements d’envergure;
- collabore avec l’adjointe à la logistique et aux communications concernant les demandes des médias et les demandes relativement aux infrastructures;
- collabore à la procédure de vente d’immeuble pour défaut de paiement d’impôt foncier.
Activités générales de secrétariat
- s'assure de la diffusion de documents auprès des personnes visées;
- procède à l'ouverture des dossiers, organise et gère le classement des documents;
- collabore aux travaux des différents comités;
- fixe les rendez-vous, organise les réunions et rencontres de travail, rédige les documents et assure leur suivi (avis de convocation, ordres du jour, comptes rendus et procès-verbaux, etc.);
- participe à la rédaction (correction syntaxique et grammaticale) et assure la conception informatique de divers documents et présentations (analyse, rapports, études, avis, recommandations, etc.);
- procède à la saisie de données et maintien à jour les bases de données;
- applique les processus administratif et informatique nécessaires à la gestion et au suivi des dossiers qui lui sont confiés tels que la formation des pompiers, les plaintes et requêtes des citoyens touchant notamment l’évaluation foncière et la gestion des matières résiduelles;
- participe à la mise en place et au maintien d’une image corporative et d’un service à la clientèle de qualité.
Activités spécifiques au service des finances
- supporte les processus d’achat (papeterie, formulaires, etc.);
- supporte le service des finances dans la réalisation de divers documents, classement de dossier ou toutes autres tâches.
Activités spécifiques aux services publics
- effectue un suivi administratif des différentes demandes liées à la gestion des matières résiduelles, qu’elles soient en provenance des municipalités, citoyens ou autres;
- assure la gestion administrative des dossiers des candidats dans le cadre des programmes de formation de l’École nationale des pompiers du Québec (inscription, validation des candidatures, organisation logistique de la formation, facturation).
Lieu de travail : Bureau de la MRC des Laurentides, 1255 chemin des Lacs, St-Faustin-Lac-Carré, J0T 1J2
Formation et qualifications exigées :
- Connaissances de niveau collégial reconnu par l’obtention d’un diplôme d’études collégiales ou attestation d’études collégiales ou toute autre formation pertinente reconnue par le ministère de l’Éducation, de l’Enseignement supérieur et de la Recherche dans le domaine approprié;
- Avoir acquis entre deux (2) et quatre (4) années d’expérience dans des fonctions similaires;
- Maîtriser l’environnement Windows (Word, Excel, PDF, PowerPoint);
- Excellente connaissance du français parlé et écrit;
Qualités recherchées:
- Grande autonomie, professionnalisme et discrétion;
- Habileté à établir de bonnes relations interpersonnelles et capacité à travailler en équipe;
- Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément (gestion du temps et des priorités ainsi qu’une très bonne gestion du stress);
- Sens du jugement;
- Capacité à travailler sous pression;
- Connaissance de l’anglais : un atout;
- Connaissance du milieu municipal : un atout.
Salaire, avantages sociaux et horaire de travail :
Le salaire et les avantages sociaux sont établis selon la convention collective en vigueur. La semaine de travail est du lundi au jeudi soit 4 jours par semaine (33 heures).
MRC des Laurentides
1255 chemin des Lacs
Saint-Faustin-Lac-Carré Québec
Canada J0T 1J2
Toute personne intéressée par ce poste et répondant aux exigences et qualifications requises doit faire parvenir son curriculum vitae au plus tard le 24 octobre 2016 à l’attention de madame Nancy Pelletier, directrice générale et secrétaire-trésorière en mentionnant le numéro de l’affichage et le titre du poste, par courriel à rh@mrclaurentides.qc.ca.
Note : Seuls les candidats retenus seront contactés. Le masculin est utilisé dans le seul but d’alléger le texte.
