Entre autres, et de façon non limitative, le titulaire du poste doit :
Recevoir, filtrer et assurer l'acheminement des appels téléphoniques, courriels et télécopies;
Effectuer du travail général de bureau tel que; photocopies, travaux d'impression de documents, de rédaction de lettres et toute autre correspondance, etc. ;
Effectuer diverses activités de support administratif telles que saisie de données, compilation d'information, assemblage de documents, expédition, tri et distribution du courrier, réservation de salles de réunion, suivi d'inventaire, réquisition de fournitures, facturation, encaissement, dépôt et gestion de la petite caisse (cheminement des cartes de temps, tenue d'agenda, relevés de dépenses, commande de matériel, etc.);
Opérer tout équipement de bureautique ou informatique requis à l'exercice de ses attributions (photocopieur, machine à affranchir, du système téléphonique);
Participer aux différentes opérations reliées à la planification, à l'organisation et au suivi des dossiers du service. À cette fin, effectuer la cueillette et l'agencement de renseignements provenant de diverses sources afin de fournir des informations, compléter les dossiers ou préparer des rapports et compiler des résultats et statistiques;
Communiquer avec d’autres services municipaux, des organismes ou personnes externes afin d'obtenir divers renseignements ou documents pertinents à l'étude des dossiers et en assurer le suivi ;
Effectuer la production, la révision et la mise à jour de différents documents d'information servant aux opérations du service (ex.: correspondances, rapports, textes, formulaires, bases de données, compte rendu, procès-verbaux, registres, tableaux, etc.);
Organiser des réunions : communiquer avec les participants en regard de leur disponibilité, s’enquérir des sujets à mettre à l'ordre du jour et le rédiger, préparer le matériel requis, colliger la documentation pertinente et la transmettre aux personnes concernées ;
Effectuer la gestion documentaire et la mise à jour des dossiers en effectuant l'ouverture, la fermeture, le classement, le contrôle d'accès, la circulation, etc.;
Maintenir à jour ses connaissances des techniques du travail de bureau ainsi que des procédures en vigueur à la Ville propres à son champ d'activités;
Exécuter toute autre tâche connexe demandée par son supérieur.
Détenir minimalement un diplôme d’études professionnelles en secrétariat (DEP);
Avoir un minimum de 3 années d’expérience pertinente dans le domaine;
Posséder d’excellentes habiletés pour la rédaction, la communication orale et écrite, et avoir une maîtrise parfaite du français écrit;
Maîtriser la Suite Microsoft Office (Word et Excel avancé, PowerPoint) ;
Être orienté sur l’approche client ;
Démontrer d’excellentes aptitudes en relations interpersonnelles, tact et diplomatie;
Avoir le souci du détail, être une personne rigoureuse et méthodique ;
Avoir la capacité de travailler en équipe;
Faire preuve d’autonomie, d’initiative et d’un grand sens de l’organisation;
Connaissance en comptabilité considérée comme un atout.
Il s’agit d’un poste régulier à temps plein à raison de 35 heures par semaine. Le salaire annuel est en fonction de la qualification et de l’expérience du candidat retenu selon la convention collective en vigueur à la Ville de Nicolet.
La date d’entrée en fonction est prévue pour septembre 2017.
