Description
Sommaire de l’emploi
Le titulaire a pour principale responsabilité d’assister le personnel cadre de son secteur en effectuant des travaux administratifs et de secrétariat conformément aux procédures et politiques établies. De plus, le titulaire a pour responsabilité d’assister le personnel cadre de son secteur en effectuant des tâches variées relatives à la gestion des documents et archives conformément aux procédures et politiques établies.
Responsabilités spécifiques
Secrétariat
1. Rédige, saisit, met en page, distribue des documents et des registres.
2. Corrige et met à jour divers documents.
3. Effectue l’entrée et la compilation de données; intègre ses données à des rapports reliés à
l’administration.
4. Procède au traitement du courrier et aux suivis s’y rattachant.
5. Reçoit, filtre et transfère les appels téléphoniques de son secteur.
6. Répond à des demandes d’information; réfère les cas litigieux.
7. Vérifie des factures, identifie les irrégularités et négocie auprès des fournisseurs afin de conclure des ententes de paiement.
8. Procède aux commandes de périodiques, répertorie les publications externes et documents
pertinents de son secteur; veille à leurs entrées et sorties.
9. Effectue la logistique des rencontres du personnel cadre, prépare les documents requis et les procès-verbaux.
10. Maintient les documents et dossiers conformément au système de gestion documentaire établi.
11. Complète les formulaires et la documentation nécessaires à l’application des systèmes administratifs de son secteur.
12. Veille à l’utilisation des fonds de la petite caisse.
13. Effectue le travail général de bureau ainsi que les démarches nécessaires pour l’acquisition de fournitures.
14. Effectue le remplacement du poste de commis-réceptionniste.
15. Accomplit toutes autres tâches connexes.
Archivage
16. Entraîne les nouveaux responsables de poste de classement, donne accès à des nouveaux postes de classement et voit à faire attribuer des mots de passe;
17. Adapte, actualise et maintient à jour le système de gestion des documents;
18. Participe à l’implantation, l’application et la tenue à jour des calendriers et des plans de conservation;
19. Procède aux envois et aux demandes de rapatriement de boîtes archivées pour fins de consultation (contrôle et suivi des prêts);
20. Effectue la gestion du déclassement (préparation et suivi du déclassement annuel, gestion des boîtes d’archives et destruction annuelle);
21. Supporte les responsables de postes de classement afin de respecter les étapes et procédures associées à l’archivage des documents.
Le titulaire a pour principale responsabilité d’assister le personnel cadre de son secteur en effectuant des travaux administratifs et de secrétariat conformément aux procédures et politiques établies. De plus, le titulaire a pour responsabilité d’assister le personnel cadre de son secteur en effectuant des tâches variées relatives à la gestion des documents et archives conformément aux procédures et politiques établies.
Responsabilités spécifiques
Secrétariat
1. Rédige, saisit, met en page, distribue des documents et des registres.
2. Corrige et met à jour divers documents.
3. Effectue l’entrée et la compilation de données; intègre ses données à des rapports reliés à
l’administration.
4. Procède au traitement du courrier et aux suivis s’y rattachant.
5. Reçoit, filtre et transfère les appels téléphoniques de son secteur.
6. Répond à des demandes d’information; réfère les cas litigieux.
7. Vérifie des factures, identifie les irrégularités et négocie auprès des fournisseurs afin de conclure des ententes de paiement.
8. Procède aux commandes de périodiques, répertorie les publications externes et documents
pertinents de son secteur; veille à leurs entrées et sorties.
9. Effectue la logistique des rencontres du personnel cadre, prépare les documents requis et les procès-verbaux.
10. Maintient les documents et dossiers conformément au système de gestion documentaire établi.
11. Complète les formulaires et la documentation nécessaires à l’application des systèmes administratifs de son secteur.
12. Veille à l’utilisation des fonds de la petite caisse.
13. Effectue le travail général de bureau ainsi que les démarches nécessaires pour l’acquisition de fournitures.
14. Effectue le remplacement du poste de commis-réceptionniste.
15. Accomplit toutes autres tâches connexes.
Archivage
16. Entraîne les nouveaux responsables de poste de classement, donne accès à des nouveaux postes de classement et voit à faire attribuer des mots de passe;
17. Adapte, actualise et maintient à jour le système de gestion des documents;
18. Participe à l’implantation, l’application et la tenue à jour des calendriers et des plans de conservation;
19. Procède aux envois et aux demandes de rapatriement de boîtes archivées pour fins de consultation (contrôle et suivi des prêts);
20. Effectue la gestion du déclassement (préparation et suivi du déclassement annuel, gestion des boîtes d’archives et destruction annuelle);
21. Supporte les responsables de postes de classement afin de respecter les étapes et procédures associées à l’archivage des documents.
Exigences
Diplôme reconnu : Diplôme d’études professionnelles (DEP) ou l’équivalent
Discipline : Secrétariat
Expérience : Cinq (5) ans d'expérience pertinente en emploi
Compétences essentielles:
· Maîtrise des logiciels bureautiques ainsi que des logiciels spécialisés reliés à son secteur;
· Très bonne connaissance de la langue française parlée et écrite;
· Connaissance fonctionnelle de la langue anglaise parlée et écrite;
· Capacité à saisir des informations avec précision et rapidité (Doigté 35 mots/minute);
· Avoir une grande capacité de concentration;
· Faire preuve de tact et de courtoisie;
· Habileté de négociation et de persuasion.
Salaire et avantages
25.00$/ heure
Adresse où postuler
Courriel: alaliberte@rtl-longueuil.qc.ca
Réseau de transport de Longueuil
1150 Boul. Marie-Victorin
Longueuil Québec
Canada J4G2M4
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