Description
Sous la responsabilité du greffier et directeur du Service du greffe et des affaires juridiques, le chef de section – Gestion documentaire agit à titre de personne-ressource et apporte un soutien et une expertise auprès de l’ensemble des services de la Ville en matière de gestion documentaire. Il élabore, met en œuvre et révise les politiques, les procédures et les programmes reliés à la gestion des documents et des archives. Il s’assure de la conservation et la protection des documents et des archives de la Ville selon les lois, les règlements et les normes en vigueur, et ce, afin d’en préserver leurs valeurs légales et leurs intégrités. En collaboration avec le Service de l’informatique et de la géomatique, il est responsable de l’implantation des systèmes de gestion documentaire. Il coordonne et supervise le travail du personnel sous sa responsabilité.
Gestion des documents et des archives
- Élaborer, mettre en œuvre et réviser des politiques, des procédures et des programmes reliés à la gestion des documents et des archives conformément aux orientations de la Ville ainsi qu’aux lois et aux règlements en vigueur;
- Développer et mettre en œuvre divers outils spécialisés en gestion documentaire tels que le calendrier et les règles de conservation ainsi que le plan de classification et s'assurer leur mise à jour;
- Agir à titre de personne-ressource et apporter un soutien et une expertise auprès de l’ensemble des services de la Ville en matière de gestion documentaire;
- Planifier et coordonner l’implantation et le maintien de la gestion documentaire des différents services et assurer le suivi;
- Voir au développement, à l’implantation et au maintien des systèmes de gestion de documents électroniques (GED) et de gestion intégrée de documents (GID) en collaboration avec le Service de l’informatique et de la géomatique et effectuer la gestion des rôles et des droits d’accès des usagers;
- Coordonner les activités reliées à la destruction documentaire conformément aux lois, aux normes et aux règlements en vigueur;
- Appliquer les procédures visant à assurer la sécurité, le contrôle des accès et la confidentialité de tous types de documents;
- Procéder à la description et au traitement des fonds d’archives en conformité avec les normes applicables;
- Coordonner les activités de formation pour les divers services de la Ville en matière de gestion documentaire;
- Maintenir une veille informationnelle, notamment, à l’égard des lois, des règlements et des normes ainsi qu’à l’évolution des pratiques en matière de gestion documentaire;
- Soumettre des recommandations à son supérieur immédiat ainsi qu’aux divers services afin de permettre une gestion optimale des documents et des archives de la Ville;
- Assister les responsables de l’application de Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels dans le traitement des demandes d’accès à l’information.
Gestion administrative et financière
- Suggérer au greffier et directeur toutes mesures permettant d’optimiser la gestion opérationnelle de la section – Gestion documentaire;
- Participer à la planification et au suivi budgétaire de la section – Gestion documentaire;
- Effectuer diverses recherches, rédiger des rapports et compiler et analyser des statistiques de façon à favoriser la prise de décisions au niveau des questions relatives à la section – Gestion documentaire;
- Préparer et soumettre des recommandations quant aux orientations de la section – Gestion documentaire en fonction des objectifs fixés par la direction du Service du greffe et des affaires juridiques;
- Participer à la négociation des ententes avec des fournisseurs en matière de gestion documentaire et effectuer divers suivis.
Gestion des ressources humaines
- Coordonner et superviser le travail du personnel de la section – Gestion documentaire;
- Appliquer les dispositions des conventions collectives;
- Assurer l’accueil et l’encadrement des nouveaux employés et identifier les besoins de formation du personnel de la section – Gestion documentaire;
- Agir à titre de représentant de l’employeur au sein des comités de sélection du personnel sous sa responsabilité;
- Participer à l’appréciation de la contribution du personnel de la section – Gestion documentaire et déterminer ou recommander les interventions appropriées.
Autres
- Respecter les exigences en matière de santé et de sécurité au travail;
- Agir à titre d’intervenant lors de mesures d’urgence lorsque requis;
- Accomplir toute autre tâche reliée à ses champs de responsabilité.
Horaire de travail
- 37,5 h / semaine
- Le titulaire du poste peut être appelé à travailler en dehors des heures normales de travail lorsque requis.
Exigences
Formation
- Diplôme d’études collégiales (DEC) en techniques de documentation jumelé avec un certificat universitaire dans le domaine de la gestion documentaire ou une combinaison d’études et d’expérience jugée équivalente ;
- Membre de l’Association des archivistes du Québec (atout).
Expériences
- Posséder une expérience minimale de 5 années en gestion documentaire ;
- Posséder une expérience minimale de 2 années dans un poste de gestion ;
- Expérience dans la supervision d’employés syndiqués (atout)
Connaissances
- Connaissance des lois, des normes et des règlements applicables en matière de gestion documentaire ;
- Connaissance de systèmes de gestion de documents électroniques (GED) et gestion intégrée de documents (GID) ;
- Connaissance de la suite Microsoft Office (Word, Excel, Outlook et PowerPoint) ;
- Connaissance du logiciel de gestion de documents électroniques SyGED (aout) ;
- Connaissance des logiciels documentaires Documentik et LIBREX (atout) ;
- Connaissance du milieu municipal (atout).
Autres
- Maîtrise du français parlé et écrit.
Compétences et qualités personnelles
- Capacité d’analyse;
- Prise de décision / Jugement;
- Savoir transmettre de l’information;
- Savoir mobiliser;
- Autonomie;
- Être organisé;
- Savoir organiser / orchestrer;
- Orientation vers la clientèle;
- Communications interpersonnelles.
Salaire et avantages
Le salaire annuel 2020 se situe entre 66 515 $ et 83 143 $.
Adresse où postuler
Courriel: cv@ville.vaudreuil-dorion.qc.ca
Autre info
Les personnes intéressées sont invitées à postuler en ligne à ville.vaudreuil-dorion.qc.ca / la ville / administration municipale / Emplois avant 16 h 30 le 17 juillet 2020.
Nous vous demandons de nous faire parvenir vos documents en version Word ou PDF.
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