Sommaire de la fonction
Sous l’autorité des contremaîtres et du directeur, la personne titulaire du poste a pour mandat d’exécuter les principales tâches suivantes :
1. Rédiger, préparer et saisir à l'ordinateur, réviser et relire de la correspondance, des procès-verbaux, des avis, des constats, des factures, des présentations, des publications, des rapports et d'autres documents connexes
2. Ouvrir et distribuer le courrier postal et électronique et les autres documents reçus et coordonne la circulation des renseignements à l'interne et avec d'autres services et organismes
3. Répondre aux demandes de renseignements reçues par téléphone et par courrier électronique et transmettre les appels téléphoniques et les messages à la personne responsable ou au Service concerné et les inscrire, au besoin, dans le système informatique
4. Intégrer toutes demandes de renseignements ou documents transmis à la Municipalité dans le système informatique, au besoin
5. Fixer et confirmer les rendez-vous et les réunions du directeur de Service concerné
6. Exécuter et assurer le suivi d’opérations administratives (bons de commande, soumissions, prises d’inventaire, renouvellement des fournitures de bureau, classement papier et électronique, etc.)
7. Utiliser différents appareils tels que téléphone, télécopieur, photocopieur, système informatisé de traitement de l’information ou tout autre logiciel informatique nécessaire à l’exercice de ses fonctions
8. Accomplir, à la demande d’un directeur de Service, les tâches d’un poste administratif en soutien, lorsque requis
9. Participer, à la demande d’un directeur de Service, en tant que secrétaire lors de réunions et en assurer le bon déroulement de même que le suivi (convocation des participants, ordre du jour, procès-verbaux, préparation de documents pertinents aux réunions, etc.)
10. Faire le suivi des résolutions du conseil municipal avec les employés concernés et les directeurs des services auxquels elle est rattachée
11. Assurer le remplacement, à la demande d’un supérieur, des pauses et des vacances de la personne titulaire du poste à la réception générale et aux travaux publics
12. Collaborer à la préparation du budget annuel et compléter les relevés de paie, comptabiliser les feuilles de temps, à la demande du directeur de Service
13. Effectuer des recherches sur divers sujets ou projets à la demande du directeur de Service (par exemple : archives, cartographie, coordonnées, gestion contractuelle, etc.)
14. Effectuer toute autre tâche connexe requise par son supérieur
- DEP en secrétariat ou bureautique et 6 à 12 mois d’expérience
- Excellente communication en français (parlé et écrit)
- Excellente connaissance de la Suite Office
- Capable de travailler sous pression et de respecter des échéanciers courts
- Doit savoir faire preuve d’initiative et avoir une bonne autonomie
- Avoir une connaissance du logiciel PG Suite financière constitue un atout
- Avoir une connaissance du logiciel PG Accès-Cité Territoire constitue un atout
- Se distingue par son professionnalisme, sa discrétion, sa polyvalence et son dynamisme
Le taux horaire est établi à 23.41 $, en y ajoutant les avantages de la convention collective en vigueur. L’horaire est établi selon les heures d’ouverture du garage municipal soit du lundi au vendredi de 8 h 30 à midi et de 13 h à 16 h 30 (horaire d’été : du lundi au jeudi de 7h à midi / 13h à 17h et le vendredi de 8 h à 12 h).
Les personnes intéressées doivent faire parvenir leur curriculum vitae avant le 30 juin 2022 par courriel à l’attention de monsieur Serge Villeneuve, directeur des travaux publics et des parcs, à emploi@saint-donat.ca. Notez que seules les personnes retenues seront contactées.
