Responsabilités principales
- Sensibiliser les usagers quant aux politiques et procédures en place et aux bonnes pratiques à mettre en œuvre en matière de classification et de conservation des documents papier et numérique ;
- Participer aux projets de développement liés à la gestion documentaire notamment :
- L’implantation du nouveau système de classification ;
- Participer aux activités liées à l’application du nouveau calendrier de conservation ;
- La mise en place d’un système de gestion électronique des documents s’appuyant sur les produits SharePoint ;
- Collaborer au projet de déploiement de SharePoint dans l’organisation ;
- Accompagner les utilisateurs dans la personnalisation des espaces SharePoint dans les différentes Directions exécutives.
- Assurer le service aux usagers en répondant à des demandes de toutes sortes telles que :
- Rechercher des documents actifs, semi-actifs et des documents de référence, quel qu’en soit la nature ou le support ;
- Assurer le suivi des prêts et des retours de documents (incluant la cueillette des documents sur les différents sites) ;
- Effectuer des inventaires, saisir et indexer des données et/ou des documents ;
- Faire du classement de documents et coter des dossiers.
- Veiller à la bonne gestion des documents, notamment :
- Saisir et indexer des plans, de la documentation technique, des études et des monographies du centre de référence ;
- Participer à la détermination du niveau de confidentialité des documents ;
- Sélectionner, trier et décrire les archives ;
- Procéder au tri, au déclassement et à l'élimination des documents en fonction du calendrier de conservation.
- Superviser les tâches qui pourraient être confiées de temps à autre à des fournisseurs externes offrant des services spécialisés ;
- Approuver la facturation des fournisseurs externe s.
La liste des responsabilités et tâches énumérées précédemment est sommaire et indicative. Il ne s’agit pas d’une liste complète et détaillée des responsabilités et tâches susceptibles d’être effectuées par le titulaire du poste.
Scolarité
-
Diplôme d’études collégiales (DEC) en techniques de la documentation et gestion de l’information et/ou certificat en archivistique et/ou expérience dans un poste similaire jugée pertinente.
Expérience
- Minimum de 5 années d’expérience pertinentes en traitement et indexation des documents, jumelées à une expérience en service à l’usager ;
- L’expérience en gestion des plans d’ingénierie constitue un atout ;
- L’expérience à l’égard de projet d’implantation de SharePoint constitue un atout ;
- L’expérience relative à l’utilisation d’un outil de GED constitue un atout ;
- L’expérience au sein d’un organisme public constitue un atout.
Compétences et aptitudes
- Fortes aptitudes à l'organisation et à la planification du travail ;
- Bonne capacité d’analyse ;
- Habiletés à faire preuve de minutie et de précision ;
- Rigueur et autonomie ;
- Dynamisme et créativité ;
- Bonne connaissance de l’environnement SharePoint ;
- Bonne connaissance des logiciels de la suite Microsoft Office et des logiciels d’édition des documents PDF (tel que Kofax) ;
- La connaissance du logiciel Meridian et d’un logiciel de gestion intégrée des documents (tel qu’Ultima) est un atout ;
- Maîtrise de la langue française parlée et écrite ;
- Habiletés en communication et relations interpersonnelles ;
- Discrétion et capacité à gérer de l'information de nature confidentielle ;
- Capacité à travailler en équipe et enthousiasme pour le service à la clientèle.
Deuxième plus important réseau de transport collectif dans la région métropolitaine de Montréal, exo exploite les services de train, d’autobus et de transport adapté des couronnes nord et sud de Montréal.
Chez exo vous retrouverez une organisation à dimension humaine, tournée vers l’avenir et l’innovation, au service des communautés. Un milieu de travail où, selon la nature de l’emploi, la flexibilité des horaires et le télétravail en mode hybride sont favorisés, facilitant la conciliation travail-vie personnelle.
Travailler chez exo c’est aussi bénéficier d’une foule d’avantages, tels que : carte Opus gratuite, assurances collectives, régime de retraite, vacances généreuses, congés fériés, congés maladie et personnels, programme d’aide aux employés, service gratuit de télémédecine pour vous et votre famille et un club social des plus dynamiques. Faites le saut chez EXO!
Conditions de travail
Période d’emploi et horaire
- Emploi régulier à temps plein, soit 37.5 heures par semaine ;
- Déplacements réguliers (aux frais de l’employeur) à prévoir vers l’entrepôt des documents d’exo situé dans le secteur Montréal-Nord et dans les divers bureaux administratifs et centres de services situés en couronne.
Lieu
Siège social, 700, rue De La Gauchetière Ouest, 26e étage, Montréal (Québec) H3B 5M2
