Poste permanent, syndiqué
Ville d’arts, de culture et de savoir, Sainte-Thérèse compte 27 000 habitants. Pôle régional dans la MRC de Thérèse-De Blainville, Sainte-Thérèse jouit d’une notoriété acquise en matière culturelle et d’enseignement de grande qualité. Son redéveloppement urbain autour de la gare entraîne un dynamisme exceptionnel avec l’arrivée de nombreux jeunes entrepreneurs offrant une diversité de commerces de proximité. Son centre-ville communément appelé Le Village se démarque des villes voisines par son histoire et l’harmonisation de son cadre bâti ancien et nouveau.
La Ville de Sainte-Thérèse désire pourvoir le poste permanent de coordonnateur en gestion documentaire au sein des Services juridiques. Il s’agit d’une création de poste.
Description
Sous la responsabilité du greffier adjoint, le titulaire du poste coordonne l’ensemble des activités se rapportant à la conservation et à la gestion documentaire de la Ville, conformément aux lois en vigueur et règles établies. Il révise, applique et maintien à jour le plan de classification et le calendrier de conservation des documents. Il participe aux activités de numérisation et de dématérialisation de documents. Il agit comme personne-ressource auprès des Services de la Ville et assure la mise en application des politiques et des procédures établies. Il effectue des recherches afin de répondre aux demandes de renseignements internes et externes, transmet les documents et contrôle le prêt. Il participe à l’élaboration des réponses pour les demandes d’accès à l’information.
Il effectue différentes tâches administratives pour le Comité plénier et le Conseil municipal sans papier, ainsi que pour les besoins du Service.
Rôles et responsabilités
- Participe à la préparation des séances du Comité plénier et du Conseil municipal sans papier en vérifiant le contenu de chaque résolution et documents s’y rapportant. Communique avec les différentes directions lorsque des documents sont inexacts, manquants, ou incomplets. Participe aux corrections des résolutions approuvées par le greffier et effectue la saisie des données dans le système.
- Révise, applique et maintien à jour le plan de classification et le calendrier de conservation des documents, tant en ce qui a trait au support papier que numérique, en tenant compte des aspects administratifs, légaux et historiques. Procède à la destruction des documents selon la procédure et les normes établies.
- Procède à l’ouverture de dossiers du greffe.
- Codifie et classe tous les documents produits ou reçus par les Services juridiques;
- Gère la circulation des documents actifs sous la supervision des Services juridiques;
- Procède à la mise à jour des index de référence du service;
- Reçoit les documents semi-actifs de tous les services municipaux, les prépare pour l’archivage, selon les normes établies;
- Gère l’archivage des dossiers actifs, semi-actifs et inactifs et des voûtes d'archivage;
- Procède à la saisie des données afin d'alimenter les outils informatiques reliés à la gestion documentaire;
- Réalise le dépôt d'informations, à l'intérieur des outils de diffusion de la ville sur internet, exigé par les autorités gouvernementales, les législations et décrets du Québec;
- Fait le classement nécessaire suite au retour d’un prêt ou d’un dossier nouvellement saisi.
- Participe aux activités de numérisation et de dématérialisation de documents et veille à la qualité du produit final.
- Agit comme personne-ressource auprès des différents Services de la Ville et accompagne le personnel impliqué dans les activités de gestion des documents et dans l’application du calendrier de conservation en conformité avec les politiques et les procédures établies.
- Collabore à l’élaboration des politiques et des procédures en gestion documentaire et participe à l’implantation et au maintien de celle-ci dans les différentes directions et archives de la Ville.
- Effectue des recherches afin de répondre aux demandes de renseignements interne et externe, transmet les documents, contrôle le prêt des documents et effectue les rappels. Participe à l’élaboration des réponses pour les demandes d’accès à l’information.
- Recommande à son supérieur les modifications et mises à jour concernant les procédures de gestion documentaire.
- Participe au développement et à la réalisation de projets archivistiques tels que la préservation de archives, la numérisation de documents ou la tenue d’activités de mise en valeur des archives de la Ville.
- Produit les rapports statistiques demandés par ses supérieurs.
- Effectue diverses tâches administratives pour les besoins du Service (commande de fournitures, réception et paiement des factures, etc.) et effectue le remplacement en l’absence de la secrétaire du service.
- Agit occasionnellement à titre de commis réceptionniste;
- Effectue toutes autres tâches en étroit rapport à son travail, demandées par son supérieur.
Exigences
- Posséder un certificat universitaire en archivistique ou en gestion de l’information et archives. La combinaison du DEC en technique de la documentation et d’un certificat universitaire sera considéré comme un atout.
- Posséder 3 ans d’expérience pertinente au poste. La connaissance du milieu municipal sera considérée comme un atout.
- Avoir une excellente maîtrise du français tant à l’oral qu’à l’écrit.
- Posséder une très bonne connaissance des logiciels MS Office.
- Posséder une connaissance du logiciel GID est un atout.
- Excellente connaissance des lois et des normes applicables en matière de gestion intégrées des documents et en numérisation de documents.
- Avoir une bonne connaissance de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels sera considéré comme un atout.
- Posséder d’excellentes aptitudes et habiletés en matière de service à la clientèle et une capacité à vulgariser l’information technique.
- Faire preuve d’une excellente méthodologie de travail, d’une excellente organisation, d’initiative et d’autonomie au travail.
- Être orienté vers les résultats et apte à mener plusieurs dossiers en parallèle, à travailler sous pression et avoir du plaisir à travailler en équipe.
Avantages liés à l’emploi
- Régime de retraite à prestations déterminées
- Régime d’assurance collective
- Congés payés durant la période des Fêtes
- Banque de congés rémunérés
- Programme d’aide aux employés
- Environnement de travail dynamique et de qualité
Horaire
34 heures par semaine.
Rémunération
Échelle salariale : 27,48 $ à 32,33 $/heure (taux de salaire 2021, convention collective en cours de renouvellement).
Lieu de travail
Hôtel de Ville (6 rue de l’Église, Sainte-Thérèse)
Pour postuler
Faites-nous parvenir votre curriculum vitae et une lettre de présentation au plus tard le 3 octobre 2023.
Nous vous remercions de l’intérêt que vous témoignez pour ce poste, cependant nous ne communiquerons qu’avec les personnes dont la candidature aura été retenue.
La Ville de Sainte-Thérèse souscrit au principe d’équité en emploi et offre des opportunités d’emploi à tous sans égard à leur sexe, origine ethnique ou tout autre critère de discrimination illégal. Le masculin a été utilisé dans le seul but d’alléger le texte.
