Responsabilités
- Agir comme personne-ressource et en support administratif pour l’ensemble du personnel de la direction ;
- Établir et maintenir un contact et une bonne relation avec les organismes reconnus ;
- Gérer et assurer le suivi des correspondances de la direction ;
- Rédiger ou compléter divers documents, requêtes, lettres, rapports et comptes-rendus ;
- Collaborer à l’entrée des données, à la mise en page et à la présentation de documents;
- Traiter les demandes et l’horaire des prêts d’équipements pour les activités spéciales des organismes et de la direction ;
- Traiter les demandes et l’horaire des réservations des différents plateaux sportifs et récréatifs en milieu scolaire et municipal ;
- Procéder à l’émission des contrats de location et effectuer les suivis de paiement et des revenus d’activités (facturation et encaissement);
- Préparer les bons de commandes, les demandes de paiements et effectuer le suivi de procédures relatives aux achats de la direction ;
- Traiter les demandes d’affichage des espaces publicitaires municipaux ;
- Participer au besoin, aux réunions, rencontres et événements ;
- Compléter et tenir à jour l’assignation de tâches du personnel appariteur ;
- Délivrer les permis de sollicitation pour les organismes ;
- Assurer la réalisation du processus de publication des textes des organismes dans les outils de communication (courriels, suivis, corrections) ;
- Assurer le suivi auprès des étudiants pour les besoins en main d’œuvre de la direction via la plate-forme Agendrix ;
- Préparer et participer au montage des salles du centre des loisirs ;
- Collaborer avec l’ensemble du personnel à l’accomplissement d’une réussite organisationnelle basée sur les valeurs et les objectifs de la Ville.
Cette description n’est pas limitative, elle contient les éléments principaux à accomplir. La personne peut être appelée à s’acquitter de toute autre tâche connexe demandée par son supérieur.
- Détenir un diplôme d’études professionnelles (DEP) en secrétariat ou une attestation d’études collégiales (AEC) en secrétariat ou en bureautique, ou l’équivalent reconnu par le ministère de l’Éducation et de l’Enseignement supérieur du Québec. Toute autre combinaison de formation et d’expérience jugée équivalente pourra être considérée ;
- Posséder un minimum de deux (2) ans d’expérience pertinente à la fonction ;
- Bonne connaissance de la Suite MS Office ;
- Bonne connaissance du français parlé et écrit.
COMPÉTENCES
- Travail d’équipe, respect, relations interpersonnelles, engagement, capacité d’adaptation et sens des responsabilités ;
- Discrétion et capacité à gérer de l’information de nature confidentielle ;
- Aptitude pour le service à la clientèle et aisance avec le public ;
- Capacité à gérer le stress dans un contexte de travail impliquant la gestion de plusieurs dossiers à la fois et des échéanciers serrés ;
- Sens de la planification et de l’organisation du travail ;
- Esprit d’analyse, souci du détail et rigueur ;
- Autonomie, débrouillardise et initiative ;
- Capacité à travailler avec une clientèle difficile ;
- Sens de la communication et de l’écoute.
Horaire
Lundi au vendredi
Quart
Jour
Salaire
27,98 $
CONDITIONS D'EMPLOI
Catégorie: Syndiqué
Statut: Temporaire à temps plein, remplacement d'un congé de maternité d'une durée approximative de 12 mois
Horaire: 32,50h par semaine réparties du lundi au jeudi de 8h à 12h et de 13h à 16h et le vendredi de 8h à 12h30
Début: 2 avril 2024 au 7 février 2025
Période affichage: 7 au 21 février 2024
Entrevue: 28 février 2024
Note : Dans le but de s’assurer que les candidats puissent remplir les exigences normales rattachées à ce poste, ils doivent accepter de se soumettre aux entrevues, aux tests d’aptitudes ou de connaissances ou à toute autre vérification requise. Les exigences normales sont celles qui sont présentées dans la section « exigences du poste » du présent concours.
POURQUOI NOUS CHOISIR ?
- Salaire compétitif
- Avantages sociaux versés à chaque paie, taux de 11,50 % sur le salaire (excluant primes et temps supplémentaire
- Accès au télétravail, selon la directive du directeur
- Régime de retraite à prestations déterminées après 700h
- Activités pour les employés (réception annuelle et dîner estival)
- Milieu de travail respectueux avec un bel esprit d'équipe
POUR POSTULER : Vous devez déposer votre curriculum vitae sur le site Web de la Ville de Beloeil à https://beloeil.ca/decouvrir/a-propos-de-la-ville/emplois-disponibles/
*** Veuillez prendre note qu’aucune candidature ne doit être transmise par télécopieur, par courriel, par la poste ou remise en personne. Seules les candidatures transmises via notre plateforme mynjobs sont acceptées.***
Avis aux lecteurs
La Ville de Beloeil respecte les mesures d’accès à l’égalité en emploi afin de permettre aux femmes, aux handicapés et aux minorités visibles et ethniques de se joindre à son organisation. Le masculin est utilisé dans le seul but d'alléger le texte. Nous remercions les postulants pour leur intérêt, mais nous communiquerons UNIQUEMENT avec les candidats retenus.
