Principales responsabilités:
Service aux citoyens
- Recevoir les appels téléphoniques et les acheminer aux destinataires /prendre les messages;
- Accueillir les contribuables/visiteurs, répondre à leurs questions ou les orienter vers le service concerné ;
- Recevoir les courriels (taxation, Info, municipalité, etc.) et les traiter ou transférer au service concerné;
- Recevoir les plaintes ou requêtes, les créer et documenter dans le logiciel municipal et les diriger aux personnes responsables de les traiter;
- Produire les tableaux de suivis hebdomadaires et de statistiques mensuelles de gestion des plaintes et requêtes;
- Assurer les audits visant la gestion des requêtes des différents services municipaux;
- Gestion du courrier quotidien;
Soutien administratif
- Rédiger, et corriger des lettres et divers documents, assurer des mises en page pour différents documents des services municipaux;
- Effectuer diverses tâches cléricales telles les photocopies, classement, publipostages, etc.;
- Coordonner les calendriers de réservation des salles municipales et des espaces de loisirs selon la procédure en vigueur;
- Procéder aux changements d’adresse à des fins de correspondance dans le système et en informer la commission scolaire et la MRC;
- Délivrer les vignettes pour le stationnement;
- Procéder régulièrement à l’inventaire de la papeterie et articles de bureau. Procéder aux achats avec les autorisations requises;
- Apporter son soutien aux différents service municipaux au besoin.
Finances
- Recevoir les paiements et procéder aux encaissements des taxes, activités de loisirs, culture, permis, etc.
Urbanisme
- Faire signer tous les documents aux citoyens lors de la délivrance d’un permis;
- Effectuer le traitement du paiement des demandes de permis;
- S’assurer que tous les documents soient bien déposés pour chaque demande de permis;
- Effectuer le suivi des constats d’infraction émis par l’agente aux infractions;
- Mettre à jour la liste des permis;
- Apporter son soutien administratif au service de l’urbanisme, au besoin.
Communications
- Collaborer à la mise en œuvre du calendrier d’affichage et de publicité de la Municipalité;
- Collaborer à la mise à jour du site Web et des différentes plates formes de la Municipalité ;
- Préparer des affichettes, mailing ou publications diverses.
Habiletés et exigences requises
- Posséder un minimum de vingt-quatre (24) mois d’expérience pertinente;
- Détenir un diplôme d’études professionnelles (DEP) en secrétariat ou technique de bureau;
- Excellente connaissance de la langue française écrite et orale;
- Maîtrise des logiciels de la suite MS Office;
- Connaissance de AccèsCité finances et AccèsCité territoire, un atout
- Sens du service à la clientèle, courtoisie et discrétion;
- Sens de l’organisation, autonomie et rigueur;
- Polyvalence et aimer le travail d’équipe.
Conditions de travail :
La semaine régulière de travail est de 35 heures, soit 4,5 jours/semaine. Nous offrons une gamme complète d’avantages sociaux. À noter que l’échelle salariale pour cet emploi varie entre 26 $ et 29 $ de l’heure.