Relevant du Service juridique, la personne contribue au bon fonctionnement et au maintien du système de gestion intégrée des documents afin de permettre un accès efficace à l’information conservée par la MRC, le tout, en collaboration avec le conseiller principal en gestion documentaire et archives. De plus, la personne sera appelée à effectuer les mandats de gestion documentaire externes donnés à la MRC par les municipalités et organismes locaux.
PRINCIPALES RESPONSABILITÉS
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Appliquer le calendrier de conservation et le plan de classification de la MRC ;
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Participer à la mise à jour des outils archivistiques ;
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Effectuer l’entrée et le traitement informatique de documents, de même que le traitement matériel et le transfert des documents aux archives ;
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Agir à titre de personne-ressource pour les employés concernant les recherches, les procédures et l’utilisation du logiciel de gestion documentaire ;
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Effectuer la numérisation de dossiers de référence ;
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Effectuer les mandats externes de gestion documentaire ;
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Appliquer les outils documentaires en place chez le mandataire ;
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Assurer l’intégration des nouvelles séries dans le logiciel documentaire et assurer le repérage efficace des documents conservés au service des documents et archives ;
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Participer à l’élaboration des instruments de recherche ainsi qu’à la mise en application des méthodes qui en découlent.
Effectuer toute autre tâche connexe qui lui est confiée par son supérieur immédiat dans le cadre de ses fonctions.
EXIGENCES
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Détenir un diplôme d’études collégiales en gestion de la documentation ou en gestion de l’information ou un certificat en archivistique ou en gestion de l’information numérique ou l’équivalent ou toute combinaison d’études et d’expérience jugée pertinente ;
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Détenir un minimum une (1) à deux (2) années d’expérience pertinentes à l’emploi ;
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Maîtrise de logiciels de gestion de bases de données et de gestion documentaire ;
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Maîtrise de la suite Microsoft Office ;
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Connaissance du logiciel de gestion documentaire Constellio ou l’équivalent.
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Posséder un permis de conduire valide et une voiture pour déplacements fréquents sur le territoire ;
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Maîtriser le français tant à l’oral qu’à l’écrit ;
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Connaissance du milieu municipal (atout) ;
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Bonne connaissance d’Office 365° (atout) ;
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Membre de l’Association des archivistes du Québec (atout).
QUALITÉS ET APTITUDES RECHERCHÉES
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Adaptabilité ;
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Facilité à communiquer de façon claire et adaptée aux différents types de clientèles ;
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Capacité à gérer son temps et à respecter les échéanciers parfois serrés ;
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Sens des priorités et de l’organisation ;
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Initiative, autonomie et débrouillardise ;
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Capacité à travailler en collaboration ;
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Grande discrétion, rigueur et souci du détail.
609 route Marie-Victorin, Verchère (Qc) J0L 2R0
