La personne titulaire du poste assure le service à la clientèle, les attributions relatives au secrétariat et à l’utilisation de la bureautique, ainsi que le soutien administratif quant aux différentes tâches reliées aux activités de son service. Elle effectue le traitement des bons de commande, des requêtes, des factures et du courrier, ainsi que les suivis administratifs. Elle assure la mise à jour du classement et de l’archivage des documents selon les normes établies.
Responsabilités
- Assurer le service à la clientèle, notamment l’accueil, les appels téléphoniques et les courriels;
- Préparer les documents et assurer les suivis selon les directives établies relativement aux renouvellements d’abonnement, demandes de paiement et autres;
- Rédiger diverses correspondances et divers documents selon les directives établies, notamment résolutions, procès-verbaux, contrats, ententes, baux, règlements et avis publics;
- Préparer et transmettre les documents aux élus municipaux et aux personnes concernées relativement aux séances du conseil et aux rencontres préparatoires et effectuer les suivis appropriés;
- Préparer la tenue des registres et les documents afférents lors de procédure d’approbation référendaire et effectuer les suivis appropriés;
- Collaborer aux activités relatives à la gestion documentaire telles que l’archivage et la recherche de documents, la création et l’intégration de dossiers au plan de classement, la mise à jour des systèmes de classement, la préparation et la numérisation de documents;
- Préparer les documents relatifs à la célébration des mariages et unions civils et effectuer les suivis appropriés;
- Agir à titre de commissaire à l’assermentation;
- Agir à titre d’adjoint lors de tout processus exigé par la Loi sur les élections et les référendums dans les municipalités;
- Collaborer avec l’ensemble du personnel à l’accomplissement d’une réussite organisationnelle basée sur les valeurs et les objectifs de la Ville.
Cette description n’est pas limitative, elle contient les éléments principaux à accomplir. La personne peut être appelée à s’acquitter de toute autre tâche connexe demandée par son supérieur.
Exigences
- Détenir un diplôme d’études professionnelles (DEP) ou une attestation d’études collégiales (AEC) en secrétariat ou en bureautique, ou l’équivalent reconnu par le Ministère de l’Éducation et de l’Enseignement supérieur du Québec;
- Détenir une attestation de spécialisation professionnelle (ASP) en secrétariat juridique ;
- Posséder un minimum de deux (2) ans d’expérience pertinente à la fonction;
- Connaissance approfondie de la Suite MS Office;
- Excellente connaissance du français parlé et écrit.
COMPÉTENCES
- Travail d’équipe, respect, relations interpersonnelles, engagement, capacité d’adaptation et sens des responsabilités;
- Discrétion et capacité à gérer de l’information de nature confidentielle;
- Capacité à gérer le stress dans un contexte de travail impliquant la gestion de plusieurs dossiers à la fois et des échéanciers serrés;
- Sens de la planification et de l’organisation du travail;
- Esprit d’analyse, souci du détail et rigueur;
- Autonomie et initiative;
- Sens de la communication et de l’écoute.
Salaire
2024: 27.98$ / 2025: 28.82$
Remarque
CONDITIONS D'EMPLOI
Catégorie: Syndiqué
Statut: Permanent à temps plein
Horaire: 32,5h par semaine réparties du lundi au jeudi de 8h à 12h et de 13h à 16h et le vendredi de 8h à 12h30
Début: 9 décembre 2024
Période affichage: 30 octobre au 15 novembre 2024
Entrevue: 19 novembre 2024
Note : Dans le but de s’assurer que les candidats puissent remplir les exigences normales rattachées à ce poste, ils doivent accepter de se soumettre aux entrevues, aux tests d’aptitudes ou de connaissances ou à toute autre vérification requise. Les exigences normales sont celles qui sont présentées dans la section « exigences du poste » du présent concours.
POURQUOI NOUS CHOISIR ?
- Salaire compétitif
- Plan d’assurance collective médical et dentaire après 3 mois
- Régime de retraite à prestations déterminées après 700h
- Clinique médicale virtuelle
- Programme d’aide aux employés
- Accès au télétravail, selon la directive du directeur
- Banque de congé pour maladie et affaires personnelles
- Banque de congé mobile à la réussite de la période d'essai
- Activités pour les employés (réception annuelle et dîner estival)
- Milieu de travail respectueux avec un bel esprit d'équipe
POUR POSTULER : Vous devez déposer votre curriculum vitae ainsi que vos copies de diplôme(s) et carte(s) de compétences sur le site Web de la Ville de Beloeil à https://beloeil.ca/decouvrir/a-propos-de-la-ville/emplois-disponibles/
*** Veuillez prendre note qu’aucune candidature ne doit être transmise par télécopieur, par courriel, par la poste ou remise en personne. Seules les candidatures transmises via notre plateforme mynjobs sont acceptées.***
