- rédige, conçoit et saisit à l’informatique à partir de notes manuscrites ou autres, différents textes, documents, rapports, ententes, notes de service, correspondances diverses, permis, listes, formules et autres documents;
- prépare selon les directives et procédures établies, les procédures judiciaires et autres documents légaux;
- reçoit et traite le courrier ainsi que les courriels reçus;
- effectue la préparation des rôles de la cour municipale pour les avocats et y assiste au besoin; - assure le suivi des dossiers selon les échéanciers;
- reçoit les visiteurs et donne divers renseignements, par téléphone ou au comptoir, complète les documents concernant les activités et les permis dont la responsabilité incombe au service et achemine les appels à la personne concernée ou prend les messages, s’il y a lieu;
- effectue des recherches dans la jurisprudence et autres banques de données;
- tient à jour l’agenda des avocats de la cour municipale et fixe au besoin des rendez-vous;
- recueille, compile et vérifie diverses données et statistiques, fait le suivi du processus de contrôle budgétaire et prépare des rapports pour le service lorsque requis;
- participe à la tenue des registres lors du processus d’adoption des règlements qui le requièrent;
- agit à titre de commissaire à l’assermentation;
- participe au besoin au processus électoral;
- assiste, au besoin, la personne responsable pour l’ouverture des soumissions, fait le suivi et saisit dans les bases de données appropriées, les données relatives aux appels d’offres et aux contrats de la ville;
- exécute du travail général de bureau, tel que : photocopies, ouverture de dossiers, archivage, classement, numérisation de documents, etc.
- Détenir un diplôme d’études professionnelles en secrétariat juridique ou la combinaison d’un DEP en secrétariat général et un AEC en technique juridique ou l’équivalent combiné à un minimum de 24 mois d’expérience significative dans un cabinet d’avocat, service de contentieux et/ou aux services juridiques d’une autre municipalité sont obligatoires;
- Maîtriser les logiciels de la suite Office et plus précisément Word;
- Avoir d'excellentes capacités rédactionnelles et très bon français écrit et parlé.
En plus des exigences minimales ci-dessus mentionnées, la personne doit notamment être autonome, faire preuve d’initiative et posséder un bon sens du service à la clientèle, savoir faire preuve de tact, de minutie et de dynamisme. Elle doit également démontrer un bon sens des responsabilités, une bonne capacité à travailler sous pression et à respecter les échéanciers.
La réussite des tests de français, Excel et Word est une condition d’admissibilité.
Selon les conditions de travail réservées aux employés cols blancs, classe 9
Salaire horaire: 33.45$ (échelon 1) - 44.01$ (échelon 8)
La Ville offre un programme d’avantages sociaux très compétitif qui comprend entre autres:
- assurances collectives;
- régime de retraite à prestations déterminées;
- congés personnels, congés sociaux, congés parentaux et journées fériées dont deux semaines de congé durant la période des fêtes;
- Programme d’aide aux employés et télémédecine
- etc.
