- Recevoir les appels, courrier et courriels, prendre les messages du directeur général et du maire et répondre aux courriels dans le cadre de ses fonctions ;
- Accueillir, informer et diriger les visiteurs au comptoir de l’administration ;
- Tenir le registre de tout le courrier important, les plaintes et demandes reçues des contribuables à l’intention du directeur général et du maire. Préparer les accusés de réception, soumettre un rapport des cas urgents aux directeurs des services ;
- Tenir à jour agenda et prise des rendez-vous du directeur général ;
- Rédiger, transcrire et acheminer la correspondance du directeur général, de la directrice des finances et du maire ;
- Préparer et engager des bons de commande pour la direction générale ;
- Tenir à jour l’index des procès-verbaux, des règlements, des résolutions ;
- Collaborer avec la personne responsable des affaires au service du greffe au processus des séances du conseil (rédiger les procès-verbaux et les résolutions des assemblées) ;
- Afficher les documents dans la colonne Morris, à l’église et voir aux parutions dans un journal local et sur le site web de la Municipalité
- Rédiger les avis de motion, règlements, avis publics, avis de convocation au registre des signatures et avis de convocation aux assemblées extraordinaire ;
- Envoyer les règlements d’emprunt au MAMH pour approbation et faire les suivis ;
- Envoyer les résolutions aux personnes concernées, lorsque nécessaire et assure le suivi des conseils (documents à déposer en ligne, suivi à faire, etc.) ;
- Préparer les allocations de dépenses du maire ;
- Assurer la gestion du dossier des assurances annuellement en vérifiant les couvertures ;
- Prendre en charge les réclamations et en faire le suivi avec l’assureur et le service des finances ;
- Mettre à jour le site Web, être une référence pour les autres départements et superviser les opérations qui s’y effectuent ;
- Afficher les postes vacants à l’interne et à l’externe (site web municipal et autres) et rédiger les accusés de réception ;
- S’assurer de la distribution des clés de la Municipalité, au besoin collaborer avec le service des travaux publics pour l’émission des codes d’alarme ;
- Apporter un soutien administratif lors de la période d’élections municipales et référendum ;
- Gérer les dossiers de demandes d'acquisition de terrains et les promesses d'achat ;
- Agir à titre de commissaire à l’assermentation ;
- Mettre à jour les utilisateurs du photocopieur du 2e étage ;
- Classer les documents RH dans le dossier des employés ;
- Commander articles et accessoires de bureau pour la direction générale et la mairie ;
- Effectuer les rappels auprès des directeurs de service pour la fin de probation de leurs employés.
- Diplôme d’études collégiales en technique de bureautique ;
- Un minimum de 3 années dans le secteur municipal ;
- Bonne connaissance des logiciels de la suite Microsoft Office (Outlook, Word, Excel) ;
- Anglais fonctionnel ;
- Efficacité à travailler sous pression ;
- Sens de l’organisation et de la planification, jugement et prise de décisions ;
- Bonne communication verbale et à l’écrit.
Statut de l’emploi : Poste-cadre, temps plein, 37.5 h par semaine
Salaire : Rémunération entre 53 919 $ et 70 353 $ selon la grille salariale des cadres en vigueur.
Entrée en fonction dès que possible
Nombreux avantages sociaux, fonds de pension, 12 journées de congés mobiles par année, le tout dans un décor enchanteur.
Les personnes intéressées doivent faire parvenir leur curriculum vitae ainsi qu’une lettre de présentation avec la mention « Adjoint(e) à la direction générale et à la mairie » mettant en évidence leurs compétences, par courriel à rh@stah.ca ou par courrier au 1881, chemin du Village, Saint‑Adolphe‑d’Howard (Québec) J0T 2B0, au plus tard le 3 mars 2025 avant 16 h 30. Veuillez noter que seuls les candidats sélectionnés feront l’objet d’un suivi.
1881, chemin du Village
