Description
Bien plus qu’un gestionnaire de tâches administratives : le secrétaire est la personne clé qui, grâce à sa minutie et à son sens de la collaboration, assure l’organisation et l’harmonie au sein du Service. Par son écoute, sa rigueur et sa capacité à anticiper les besoins, il contribue à créer un environnement de travail serein et efficace, tout en favorisant une communication fluide et productive. À ce titre, il :
-Rédige, conçoit et saisit à l’informatique différents textes, documents, rapports, procès-verbaux, mémos, lettres, formulaires et autres documents;
-Effectue toutes les opérations informatiques ou autres requises pour la tenue des réunions, prépare l’ensemble de la documentation et en effectue le suivi;
-Il assiste aux réunions, rédige les procès-verbaux et diffuse les compte-rendu (ex : lieutenants et sergents, comités SST policiers et brigadiers, chargés des opérations..);
-Vérifie que les documents en lien avec les plans d’actions (ex : SMEAC) et des évènements spéciaux ont été conçus par le responsable de l’évènement, procède à une relecture, apporte les correctifs nécessaires et effectue la mise en page;
-Recueille, compile et vérifie diverses données et statistiques, puis prépare les rapports et rédige le bilan mensuel de la section;
-Met à jour la grille des brigadiers scolaires;
-Coordonne les remplacements lors des absences des brigadiers scolaires (maladie, vacances);
-Met à jour la grille horaire des agents évaluateurs pour les participants à la mise en commun des services et la diffuse au personnel visé;
-Assure le traitement des plaintes des citoyens en effectuant une première communication avec ceux-ci, cible le lieu problématique dans le logiciel prévu à cet effet, effectue des recherches afin de trouver l’historique des plaintes similaires créé les demandes dans le logiciel de requêtes, prépare les dossiers, les transmet au lieutenant et en assure le suivi;
-Effectue les recherches d’information en lien avec le plan de patrouille, les colligent dans le canevas et soumet celui-ci, au responsable de la division pour approbation à chaque nouveau cycle puis le diffuse à l’ensemble des policiers;
-Complète les formulaires d’avis de mutation à chaque cycle et en fait la mise à jour lorsque requis et les transmet aux personnes concernées à la demande de l’État-Major;
-Met à jour tous les documents du plan de sécurité incendie dans les 7 cartables du poste lorsque requis;
-Apporte un soutien administratif aux travailleuses sociales, aux policiers de la section patrouille et circulation ainsi qu’à l’agent administratif lorsque requis;
-Complète et soumet le calendrier des cibles à la réception des plaintes à chaque nouveau cycle, en collaboration avec le sergent et le lieutenant de la division;
-Assure divers suivis pour le traitement de la paie dans le système VIP avant approbation par un membre de l'État-Major;
-Rédige, conçoit et saisit à l’informatique différents textes, documents, rapports, procès-verbaux, mémos, lettres, formulaires et autres documents;
-Effectue toutes les opérations informatiques ou autres requises pour la tenue des réunions, prépare l’ensemble de la documentation et en effectue le suivi;
-Il assiste aux réunions, rédige les procès-verbaux et diffuse les compte-rendu (ex : lieutenants et sergents, comités SST policiers et brigadiers, chargés des opérations..);
-Vérifie que les documents en lien avec les plans d’actions (ex : SMEAC) et des évènements spéciaux ont été conçus par le responsable de l’évènement, procède à une relecture, apporte les correctifs nécessaires et effectue la mise en page;
-Recueille, compile et vérifie diverses données et statistiques, puis prépare les rapports et rédige le bilan mensuel de la section;
-Met à jour la grille des brigadiers scolaires;
-Coordonne les remplacements lors des absences des brigadiers scolaires (maladie, vacances);
-Met à jour la grille horaire des agents évaluateurs pour les participants à la mise en commun des services et la diffuse au personnel visé;
-Assure le traitement des plaintes des citoyens en effectuant une première communication avec ceux-ci, cible le lieu problématique dans le logiciel prévu à cet effet, effectue des recherches afin de trouver l’historique des plaintes similaires créé les demandes dans le logiciel de requêtes, prépare les dossiers, les transmet au lieutenant et en assure le suivi;
-Effectue les recherches d’information en lien avec le plan de patrouille, les colligent dans le canevas et soumet celui-ci, au responsable de la division pour approbation à chaque nouveau cycle puis le diffuse à l’ensemble des policiers;
-Complète les formulaires d’avis de mutation à chaque cycle et en fait la mise à jour lorsque requis et les transmet aux personnes concernées à la demande de l’État-Major;
-Met à jour tous les documents du plan de sécurité incendie dans les 7 cartables du poste lorsque requis;
-Apporte un soutien administratif aux travailleuses sociales, aux policiers de la section patrouille et circulation ainsi qu’à l’agent administratif lorsque requis;
-Complète et soumet le calendrier des cibles à la réception des plaintes à chaque nouveau cycle, en collaboration avec le sergent et le lieutenant de la division;
-Assure divers suivis pour le traitement de la paie dans le système VIP avant approbation par un membre de l'État-Major;
Exigences
- Détenir un diplôme d’études professionnelles en secrétariat;
- Détenir un diplôme d'études collégiales en bureautique (considérée comme un atout);
- Avoir un minimum de 12 à 18 mois d'expérience dans un poste similaire;
- Maitriser les logiciels de la Suite Microsoft Office;
- Avoir d'excellentes capacités rédactionnelles et un très bon français écrit et parlé.
La réussite des tests de français est une condition d’admissibilité.
Salaire et avantages
Selon les conditions de travail réservées aux employés cols blancs, classe 7
Taux horaire de 30.75$ (échelon 1) (+8.21% d'avantages sociaux)
33 heures par semaine sur un horaire de 4 jours
Lundi au jeudi
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9 mars 2025
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