Secrétaire de direction - Profil administration

Organisation:

Ville de La Prairie

Région de travail:

Montérégie

Fin du concours:

Le jeudi 20 mars 2025

Type du poste:

Permanent, temps plein

Catégorie d'emplois:

Postes techniques

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Description

Sur votre plan de travail

Soutien aux activités du Service / Service à la clientèle :

vous recevrez les visiteurs, les citoyens et répondrez à leurs demandes de renseignements généraux ou spécifiques dans la mesure du possible ou irez chercher l’information pertinente;
vous répondrez aux appels téléphoniques du Service ainsi qu’aux courriels reçus dans la boîte Loisirs, les transmettrez à la personne pertinente, prendrez les messages au besoin et répondrez aux demandes de renseignements;
vous recevrez et traiterez les demandes de la clientèle, les plaintes, les réclamations ainsi que les requêtes internes et externes soumises au Service et en assurerez le suivi;
vous procéderez aux inscriptions pour l’ensemble de la programmation du Service;
vous effectuerez les tâches administratives reliées à la planification et à l’organisation des différentes activités et événements du Service;
vous ferez les suivis relatifs aux demandes de réservation des salles du centre multifonctionnel Guy-Dupré et du Théâtre du Vieux La Prairie et répondrez aux demandes de réservation de la salle Loisirs et du Camion Loisirs;
vous effectuerez la programmation des activités dans le logiciel Activitek ou autre logiciel;
vous verrez au bon fonctionnement et agirez à titre de personne-ressource pour le logiciel Activitek (réservations de salles, inscriptions, inventaire, statistiques, taxes, codes budgétaires, etc.).

Administration générale de bureau :

vous effectuerez l’entrée et la vérification des opérations du grand livre;
vous compilerez, calculerez, produirez et tiendrez à jours les différentes bases de données;
vous reporterez au besoin les informations sur des graphiques;
vous effectuerez la gestion des petites caisses;
vous effectuerez les encaissements, les remboursements, ouvrirez les lots, émettrez des reçus et balancerez des caisses;
vous procéderez au traitement des bons de commande, des factures, des notes de frais, de rapports de dépenses et ferez le suivi des comptes budgétaires;
vous procéderez à l’émission et à la transmission de différents relevés fiscaux;
vous effectuerez des travaux de rédaction et de révision de documents divers à partir d’idées maîtresses tels que des notes de service, des directives, des procès-verbaux, des lettres, des rapports, des formulaires, des présentations PowerPoint etc., en apportant une attention particulière à la grammaire, à l’orthographe et à la mise en page;
vous ouvrirez, distribuerez le courrier postal et électronique, ainsi que de messagerie et répondrez aux demandes usuelles;
vous effectuerez les tâches connexes en lien avec l’emploi.

Exigences

Vous avez le bon bagage si vous :

détenez un diplôme d’études collégiales (DEC) en technique de bureautique ou l’équivalent;
possédez un minimum de deux (2) ans d’expérience dans un poste similaire (toute combinaison de formation et d’expérience jugée pertinente sera considérée);
possédez une excellente maîtrise du français à l’oral et à l’écrit;
avez une excellente maîtrise des logiciels de la suite Microsoft Office.

Vous avez le profil que l'on recherche si vous :

détenez un sens de l’organisation et des priorités;
détenez un haut degré d’intégrité et de confidentialité;
faites preuve de discipline, de rigueur et d’autonomie;
avez des aptitudes pour le service à la clientèle et un bon esprit d’équipe.

Salaire et avantages

Votre salaire

Le salaire et les conditions de travail sont régis par la convention collective des salariés cols blancs de la Ville de La Prairie présentement en vigueur.

Le salaire horaire est de 29,99 $ à 35,28 $ selon l’expérience.

Ce qui fait de La Prairie un employeur unique