Description
Secrétariat
- Assurer un soutien administratif pour le centre sportif ainsi que pour l’équipe des Services à la communauté ;
- Effectuer la rédaction, la correction et la mise en page de divers documents, formulaires, politiques, procédures et rapports ;
- Transcrire des rapports, ordres, formulaires, lettres, courriels, factures et autres, en effectuant la vérification ;
- Effectuer divers suivis opérationnels et administratifs en support aux mandats spécifiques de l’équipe ;
- Mettre à jour et classifier les fichiers électroniques pour repérage ;
- Passer des commandes auprès des fournisseurs et effectuer les entrées des bons de commande pour le service concerné ;
- Mettre à jour les informations et données informatiques en utilisant les logiciels appropriés ;
- Participer activement à l’élaboration et à l’implantation de procédés, d’outils et de nouvelles méthodes de travail pour l’optimisation des processus ;
- Maintenir à jour ses connaissances des techniques du travail de bureau ainsi que des procédures en vigueur à la Ville propres à son champ d’activités ;
Réception
- Assurer l’accueil des visiteurs, les informer et les diriger en fonction de leur besoin. Effectuer une surveillance générale des allées et venues dans l’édifice et signaler toute irrégularité au responsable de la sécurité ;
- Recevoir, filtrer et assurer l’acheminement des appels, recueillir et fournir des renseignements, prendre des messages et les acheminer aux destinataires ;
- Recevoir et recueillir le courrier, le trier et le distribuer ;
- Procéder à certains achats et tenir à jour des inventaires ;
- Réaliser divers encaissements, émettre des reçus et balancer toute somme due à la Ville ;
- Répondre et effectuer les suivis aux demandes de renseignements et aux plaintes de la clientèle des services offerts ;
- Opérer tout équipement de bureautique ou informatique requis à l’exercice de ses attributions (photocopieur, machine à affranchir, système téléphonique, etc.) ;
- Effectuer diverses activités de support administratif telles que saisie de données, compilation d’information, assemblage de documents, expédition, tri et distribution du courrier, réservation et préparation de salles de réunion, suivi d’inventaire, numérisation, plastification, photocopies, avis de convocation, etc.
Exigences
La personne candidate doit détenir :
- Détenir un diplôme d’études professionnelles (DEP) en secrétariat ou en comptabilité ou toute autre combinaison d’études ou d’expériences pertinentes ;
- Avoir un minimum de 3 années d’expérience pertinente dans le domaine ;
- Maîtriser les différents logiciels de la suite Microsoft Office, plus particulièrement Word et Excel ;
- Avoir une facilité à utiliser divers outils informatiques, notamment, AccèsCité Territoire, AccèsCité Finances, Activitek, Visio et tout autre logiciel de comptabilité (atout) ;
- Posséder de bonnes habiletés rédactionnelles et une excellente maîtrise du français tant à l’oral qu’à l’écrit ;
- Avoir d’excellentes habiletés relationnelles et communicationnelles : esprit d’équipe ;
- Faire preuve d’adaptabilité face aux changements et aux transformations des méthodes de travail ;
- Avoir le souci du détail, de la rigueur et de la minutie ;
- Être polyvalent(e), flexible et avoir une bonne capacité d’adaptation ;
- Faire preuve d’autonomie, d’initiative et de discrétion ;
- Avoir la capacité à travailler sous pression.
Salaire et avantages
Conditions de travail
- Il s’agit d’un poste permanent à temps plein avec un horaire variable (jour, soir et fin de semaine selon les besoins) de 32 heures par semaine.
- Le salaire est en fonction de la qualification et de l’expérience de la personne candidate selon la convention collective en vigueur à la Ville de Nicolet.
- L’échelle salariale se situe entre 26.06 $ et 32.58 $
- Lieu de travail principal : Centre sportif de l’École nationale de police.
Les avantages
- Assurance collective et REER avec contribution de l'employeur ;
- Stationnement gratuit et pas de trafic ;
- Assurance complète (médicaments, soin de santé complémentaire, etc.) ;
- 14 congés personnels ;
- Programme d'aide à l'employé et à la famille ;
- 3 semaines de vacances dès la première année d’embauche ;
- Accès à un centre sportif gratuitement.
Adresse où postuler
Courriel: rh@nicolet.ca
De la même organisation
31 mars 2025
28 mars 2025
