- collaborer étroitement avec le directeur, ainsi qu’avec les autres employés-cadres du Service, afin de leur prêter assistance dans leur travail, en réglant certains détails administratifs (la saisie du budget via le logiciel approprié, la préparation des devis et documents relatifs au contrôle budgétaire et effectuer les suivis et transferts budgétaires requis, préparer et acheminer toute la documentation relative aux différents comités et faire le lien avec les fournisseurs s’il y a lieu) afin d’assurer le bon fonctionnement du service;
- effectuer divers travaux de secrétariat requis et assurer le soutien administratif des divers programmes offerts par le service (secours adapté, utilisation de défibrillateurs, etc.);
- collaborer à certains dossiers ou mandats spéciaux reliés au Service et en lien avec des intervenants extérieurs à la Ville (MRC);
- assister à des réunions, rencontres, à la Commission de la sécurité et à certains comités internes et externes, préparer l’ordre du jour et les documents requis, rédiger les comptes rendus ou procès-verbaux, assurer les suivis et le soutien nécessaires auprès des membres et tenir à jour une banque d’heures liée aux comités externes puis procéder à la facturation pour les services offerts (repas, matériels ou autres);
- procéder à la validation de la paie, des banques de temps et des jours de garde des employés, préparer les rapports de dépenses des employés-cadres et pompiers de l’équipe, procéder à l’adhésion et effectuer le suivi des cotisations aux diverses associations des employés du Service et assurer le maintien et la mise à jour des dossiers du personnel du service;
- assister le directeur adjoint et le responsable du CFIB dans des dossiers relatifs à des formations offertes dans la langue anglaise, en assurant un suivi de correspondances et la traduction de documents divers en anglais. Il doit effectuer les réservations en lien avec l’hébergement et le transport des gens reçus, lorsque l’anglais est requis;
- exécuter du travail général de bureau, tel que : ouverture de dossiers, photocopies, télécopies, classement, réservations de salles, archivage, etc.
- Détenir un diplôme d’études collégiales (DEC) en bureautique;
- Avoir un minimum de deux ans et demi d’expérience significative dans un poste similaire;
- Avoir une expérience de travail dans un service incendie dans le milieu municipal (considérée comme un atout);
- Avoir une excellente capacité rédactionnelle ainsi qu’un très bon français écrit et parlé;
- Être orienté service à la clientèle;
- Avoir de très bonnes aptitudes en informatique dont la connaissance de la suite Microsoft Office.
En plus des exigences minimales ci-dessus mentionnées, la personne doit notamment être autonome et posséder un bon sens de l’organisation, de la rigueur et le souci du détail. Elle doit également démontrer de la flexibilité, étant appelée à porter assistance dans les autres divisions du service.
Selon les conditions de travail réservées aux employés cols blancs, classe 9
Taux horaire de 33.51$ (échelon 1) (+8.21% d'avantages sociaux).
