La personne titulaire du poste assure le service à la clientèle, les attributions relatives au secrétariat et à l’utilisation de la bureautique, ainsi que le soutien administratif quant aux différentes tâches reliées aux activités du service de l’approvisionnement et de la direction du génie. Elle effectue le traitement des bons de commande, des requêtes, des factures et du courrier, ainsi que les suivis administratifs. Elle assiste le service d’approvisionnement tout au long des étapes du processus, allant de la recherche documentaire à la publication sur le Système électronique d'appel d'offres du gouvernement du Québec (SEAO). De plus, elle veille à la mise à jour, au classement et à l’archivage des documents conformément aux normes en vigueur.
Responsabilités
Service de l’approvisionnement
- Participer à la préparation des documents de mise en concurrence;
- Effectuer les suivis et compléter le tableau d’intention de soumissionner et la réception des addendas auprès des soumissionnaires invités pour les appels d’offres sur invitation;
- Vérifier le calcul des bordereaux de prix reçus;
- Procéder à l’inscription des résultats de soumissions / d’adjudication / contrat final sur SEAO;
- Participer à la prise d’inventaire au magasin;
- Effectuer la mise à jour du cartable SIMDUT au magasin;
- Collaborer avec l’ensemble du personnel à l’accomplissement d’une réussite organisationnelle basée sur les valeurs et les objectifs de la Ville.
Direction du génie
- Répondre aux demandes d’informations des citoyens relatives aux chantiers en cours et/ou transmettre les demandes aux personnes concernées (ville, entrepreneurs, promoteurs, consultants);
- Préparer les bons de commande;
- Procéder aux demandes de prix;
- Préparer les infos-travaux, les listes de distribution aux citoyens et transmettre l’information aux diverses instances concernées;
- Préparer les décomptes progressifs et les directives de changements à partir des données fournies;
- Faire le suivi auprès des entrepreneurs, afin d’obtenir les documents requis pour les acceptations provisoires et définitives ;
- Apporter un soutien administratif à la présentation de documents complexes tels que devis, prévisions budgétaires et rapports;
- Collaborer avec l’ensemble du personnel à l’accomplissement d’une réussite organisationnelle basée sur les valeurs et les objectifs de la Ville.
Cette description n’est pas limitative, elle contient les éléments principaux à accomplir. La personne peut être appelée à s’acquitter de toute autre tâche connexe demandée par son supérieur.
- Détenir un diplôme d’études professionnelles (DEP) ou une attestation d’études collégiales (AEC) en secrétariat ou en bureautique, ou l’équivalent reconnu par le ministère de l’Éducation et de l’Enseignement supérieur du Québec. Une combinaison de formation et d’expérience jugée équivalente pourrait être considérée;
- Posséder un minimum de deux (2) ans d’expérience pertinente à la fonction;
- Connaissance approfondie de MS 365;
- Excellente connaissance du français parlé et écrit.
COMPÉTENCES
- Travail d’équipe, respect, relations interpersonnelles, engagement, capacité d’adaptation et sens des responsabilités;
- Discrétion et capacité à gérer de l’information de nature confidentielle;
- Capacité à gérer le stress dans un contexte de travail impliquant la gestion de plusieurs dossiers à la fois et des échéanciers serrés;
- Sens de la planification et de l’organisation du travail;
- Esprit d’analyse, souci du détail et rigueur;
- Autonomie et initiative;
- Sens de la communication et de l’écoute.
CONDITIONS D'EMPLOI
Catégorie: Syndiqué
Statut: Permanent à temps plein
Horaire: 32,5h par semaine réparties du lundi au jeudi de 8h à 12h et de 13h à 16h et le vendredi de 8h à 12h30
Début: Mai 2025
Période affichage: 7 au 21 mai 2025
Entrevue: Dans la semaine du 26 mai 2025
POURQUOI NOUS CHOISIR ?
- Salaire compétitif
- Plan d’assurance collective médical et dentaire après 3 mois
- Régime de retraite à prestations déterminées après 700h
- Clinique médicale virtuelle
- Programme d’aide aux employés
- Accès au télétravail, selon la directive du directeur
- Banque de congé pour maladie et affaires personnelles
- Banque de congé mobile à la réussite de la période d'essai de 6 mois
- Activités pour les employés (réception annuelle et dîner estival)
- Milieu de travail respectueux avec un bel esprit d'équipe
Note : Dans le but de s’assurer que les candidats puissent remplir les exigences normales rattachées à ce poste, ils doivent accepter de se soumettre aux entrevues, aux tests d’aptitudes ou de connaissances ou à toute autre vérification requise. Les exigences normales sont celles qui sont présentées dans la section « exigences du poste » du présent concours.
POUR POSTULER : Vous devez déposer votre curriculum vitae ainsi que vos copies de diplôme(s) et carte(s) de compétences sur le site Web de la Ville de Beloeil à https://beloeil.ca/decouvrir/a-propos-de-la-ville/emplois-disponibles/
*** Veuillez prendre note qu’aucune candidature ne doit être transmise par télécopieur, par courriel, par la poste ou remise en personne. Seules les candidatures transmises via notre plateforme mynjobs sont acceptées.***
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Avis aux lecteurs
La Ville de Beloeil respecte les mesures d’accès à l’égalité en emploi afin de permettre aux femmes, aux handicapés et aux minorités visibles et ethniques de se joindre à son organisation. Le masculin est utilisé dans le seul but d'alléger le texte. Nous remercions les postulants pour leur intérêt, mais nous communiquerons UNIQUEMENT avec les candidats retenus.
Salaire
28,82 $
