- rédige, conçoit et saisit électroniquement différents documents, assure la mise à jour de l’agenda du directeur, et répond à diverses demandes d’information liées aux mandats;
- prépare et assure le suivi des formulaires de demande d’autorisation au conseil et à la direction générale incluant les documents d’appui;
- procède à l’ouverture des dossiers administratifs des projets en conception et en réalisation, et participe à la rédaction des documents d’appels d’offres et d'addendas en soutien aux ingénieurs;
- assiste à l’ouverture des soumissions, assure la transmission des résultats sur le Web, prépare les documents pour les comités de sélection et organise les rencontres dudit comité;
- assure le suivi du paiement des factures de consultants ainsi que le suivi administratif des dépôts exigés aux promoteurs;
- collabore à la préparation du budget annuel, fait le suivi du processus de contrôle budgétaire et traite les relevés de frais des employés du service;
- effectue la recherche de documents pour répondre aux demandes des différents services et assure le classement, le tri, l’épuration, l’enregistrement et l’archivage (conformément au calendrier de conservation) des dossiers physiques et informatiques de l’ensemble des dossiers techniques;
- suggère et présente au directeur des façons de faire et procéduriers, visant à améliorer l’efficacité des tâches administratives du service et en assure la mise à jour régulière en collaboration avec la secrétaire du service;
- assure le bon fonctionnement et la coordination du secrétariat du service et voit à ce que les directives établies soient appliquées;
- exécute du travail général de bureau, tel que : ouverture de dossiers, photocopies, numérisation, classement, etc.
- Détenir un diplôme d’études collégiales (DEC) en technique d’administration et de gestion, en bureautique ou l’équivalent dans un domaine approprié;
- Avoir un minimum de deux années d’expérience pertinente dans un service de génie ou une firme de génie-conseil;
- Avoir une connaissance significative du processus d’appels d’offres et plus spécifiquement des soumissions, des addendas, des relations avec les fournisseurs ainsi que le vocabulaire en lien avec les mandats de services professionnels et de construction;
- Maîtriser les logiciels informatiques de la suite Microsoft Office, notamment Excel est essentielle
- Avoir une excellente capacité rédactionnelle et très bon français écrit et parlé.
En plus des exigences minimales ci-dessus mentionnées, la personne doit notamment être autonome et posséder un bon sens du service à la clientèle, savoir faire preuve de tact, de courtoisie et de dynamisme. Elle doit également démontrer un sens des responsabilités accru.
La réussite des tests de français, Excel et Word est une condition d’admissibilité.
Selon les conditions de travail réservées aux employés cols blancs, classe 9
Salaire horaire: 33.51$ (échelon 1) - 44.10$ (échelon 8)
La Ville offre un programme d’avantages sociaux très compétitif qui comprend entre autres:
- assurances collectives;
- régime de retraite à prestations déterminées;
- congés personnels, congés sociaux, congés parentaux et journées fériées dont deux semaines de congé durant la période des fêtes;
- Programme d’aide aux employés et télémédecine
- etc.
