Description
Direction générale
Permanent
Temps plein - 5 jours par semaine de septembre à mi-juin
Temps partiel - 3 à 4 jours par semaine de mi-juin à août
Travail hybride, 2 jours en télétravail et 3 jours par semaine en présentiel
Permanent
Temps plein - 5 jours par semaine de septembre à mi-juin
Temps partiel - 3 à 4 jours par semaine de mi-juin à août
Travail hybride, 2 jours en télétravail et 3 jours par semaine en présentiel
La Communauté métropolitaine de Montréal, un organisme de planification, de coordination et de financement qui regroupe 82 municipalités, dont Montréal, Laval et Longueuil, couronne nord et couronne sud, est à la recherche d’une candidate ou d’un candidat pour pourvoir le poste d’adjoint•e à la direction générale.
Relevant directement du directeur général, l’adjoint·e assure un soutien administratif et opérationnel essentiel au bon fonctionnement de la direction générale. Elle ou il apporte également un soutien administratif aux directeurs et gestionnaires de la CMM.
Responsabilités
Soutien administratif et organisationnel
- Gérer de manière proactive l’agenda, les déplacements et les priorités du directeur général.
- Assurer le suivi des courriels, appels téléphoniques, correspondances et demandes internes.
- Coordonner la planification des activités de la direction générale dans l’outil Monday, produire des indicateurs de suivi et en extraire des constats utiles à la prise de décision.
- Organiser les rencontres internes et externes (logistique, ordre du jour, documentation), y participer au besoin et en assurer les suivis.
- Effectuer des tâches administratives courantes (rapports d’absence, réservations, formulaires divers, etc.).
- Peut être amené à remplacer la réceptionniste lorsque nécessaire.
Logistique et événements
- Coordonner l’organisation logistique des réunions, comités, événements internes et externes (réservations de salles, équipements, accueil, repas, etc.).
- Planifier et assurer le bon déroulement des rencontres.
- Participer à la planification et à la logistique des événements corporatifs.
- Collaborer avec les équipes internes et les fournisseurs pour assurer la qualité et la fluidité des événements.
- Gérer les inscriptions, les listes de contacts, les listes de participants, les documents de réunion et les suivis post-événements.
- Soutenir les directeurs dans les représentations publiques et déplacements (logistique de transport, hébergement, documents de présentation).
- Peut être amené à assurer un soutien à la logistique et à l’accueil de participant lors de rencontre de commissions, d’instances ou tout autre événement.
Soutien à la communication
- Rédiger, réviser, et mettre en page des lettres, courriels, notes, documents officiels et présentations, en respectant le ton et l’image de la CMM.
- Préparer des réponses aux citoyens lors des séances du Conseil, en collaboration avec les équipes concernées.
- Gérer et mettre à jour la liste de contacts et les outils de communication.
Relations stratégiques et coordination
- Agir comme lien entre le directeur général et les parties prenantes internes et externes (élus, cabinets, partenaires, directions).
- Maintenir un suivi rigoureux sur les engagements pris par la direction générale et soutenir leur mise en œuvre.
- Siéger, animer ou soutenir certains comités de direction ou de coordination et en assurer les suivis.
Exigences
Connaissances et aptitudes requises
Nous recherchons une personne :
- Fiable, proactive et capable de gérer plusieurs priorités avec autonomie et rigueur.
- Dotée d’un excellent sens de l’organisation, attentive aux détails sans perdre de vue la vision d’ensemble.
- Diplomate, discrète et à l’aise dans un environnement exigeant où la confidentialité et le jugement sont essentiels.
- Capable d’entretenir des relations professionnelles avec des interlocuteurs variés, incluant des élus, des directions, des partenaires externes et des membres du personnel.
- À l’aise avec un rôle qui combine des responsabilités administratives de haut niveau et un soutien stratégique.
QUALIFICATIONS ET COMPÉTENCES
- Diplôme d’études collégiales en bureautique, en techniques administratives ou dans une discipline pertinente; un baccalauréat dans un domaine connexe (communication, administration publique, etc.) est un atout;
- Minimum de 5 années d’expérience dans un rôle de soutien à la haute direction ou de coordination administrative;
- Maîtrise des outils bureautiques (suite Microsoft 365, particulièrement Outlook, Word, Excel, PowerPoint et Teams;
- Excellente maîtrise du français parlé et écrit, incluant des compétences éprouvées en rédaction, révision et mise en page de document;
- Habileté à produire des suivis clairs, à organiser des rencontres et à accompagner des processus décisionnels;
- Connaissance des milieux municipaux, gouvernementaux ou d’organismes publics ou parapublics (un atout important).
AUTRES ATOUTS
- Expérience avec des outils de gestion collaborative ou de suivi de projets Monday;
- Capacité à interpréter les dynamiques politiques et à soutenir la gestion d’enjeux stratégiques;
- Intérêt marqué pour les affaires publiques, le développement régional et les mandats interinstitutionnels.
Salaire et avantages
- Un défi d’envergure et stimulant
- Une carrière au service du Grand Montréal
- Un salaire compétitif
- Un horaire de travail de 35 heures
- 5 congés maladie
- 3 semaines de vacances dès la première année (au prorata) et 4 semaines après 2 ans
- 13 jours fériés et 2 jours mobiles (fixes) incluant plusieurs durant le temps des fêtes
- Régime de retraite intéressant à prestations déterminées dès l’embauche
- Assurance collective complète dès l’embauche (médicaments, soins dentaires, assurance vie, assurance salaire et assurance voyage)
- Programme d’aide aux employés
- Accès à un gym
- Environnement de travail stimulant (comité social, comité santé et mieux-être)
- Nouveaux locaux lumineux (à deux pas du métro McGill et du Centre Eaton)
- Formule de travail hybride : 2 jours en télétravail et 3 jours en présentiel
AXES STRATÉGIQUES DE LA CMM
- Être un chef de file de la planification du territoire métropolitain.
- Être une organisation proactive au cœur des solutions.
- Optimiser la performance organisationnelle.
VALEURS ORGANISATIONNELLES
- Innovation : Nous innovons avec audace et créativité.
- Leadership métropolitain : Nous sommes un chef de file en planification du territoire et conduisons la transition écologique à l’échelle métropolitaine.
- Collaboration : Nous sommes une équipe agile et multidisciplinaire.
- Coresponsabilité : Nous sommes entièrement engagé∙es dans la croissance de la CMM.
Adresse où postuler
Courriel: rh@cmm.qc.ca
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