- Rédiger et assurer la gestion des documents du service du Greffe, dont les ordres du jour, les avis de convocation, les procès-verbaux de séances, les extraits de résolutions, les règlements et politiques, les avis publics et les documents d’appels d’offres ;
- Soutenir la direction générale dans divers mandats et gestion de projets ;
- Contribuer à la préparation des appels d’offres et des demandes de prix (à l’exclusion du volet technique) ;
- Traiter et assurer le suivi des demandes en vertu de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels ;
- Effectuer divers travaux dont un registre de la correspondance à l’attention du conseil et en faire le suivi ;
- Assurer le recensement, le suivi et la conformité de la Municipalité avec les différents délais et obligations légales lui incombant ;
- Remplacer la secrétaire-réceptionniste, durant l’absence de celle-ci ;
- Tenir à jour les livres de règlements et de procès-verbaux et s’occuper de la classification et du repérage des documents dans les archives ;
- Organiser les archives numériques en s’assurant de leur exhaustivité ;
- Participer à l’amélioration continue et à l’uniformisation des méthodes de travail et des documents standardisés des différents services municipaux.
Expérience
Posséder au moins cinq (5) années d’expérience dans un poste similaire, ou à titre de technicien∙ne juridique, ou toute autre combinaison d’expériences et de formations pertinentes.
Compétences techniques
- Aptitudes marquées pour la rédaction en français ;
- Maîtrise de la langue française parlée et écrite ;
- Connaissance du traitement des documents juridiques, des demandes d’accès et d’informations diverses à caractère légal ou sensible ;
- Maîtrise des outils de la suite Microsoft 365, dont Teams et les outils d’intelligence artificielle ;
- Aisance marquée avec l’informatique ;
Habiletés et aptitudes
- Grande autonomie, rigueur et souci du détail ;
- Jugement, analyse et esprit de synthèse ;
- Intégrité et sens de l’éthique développé ;
- Discrétion, tact et aptitudes marquées au niveau du service à la clientèle ;
- Gestion simultanée de plusieurs dossiers et sens des priorités ;
- Capacité à planifier, organiser et atteindre des objectifs selon des échéanciers parfois serrés ;
- Aisance à travailler sous pression et avec des délais serrés.
Les conditions de travail sont encadrées par la convention collective en vigueur.
Taux horaire : entre 28,32 $ et 34,42 $ l'heure, tel que prévu selon les lettres d'entente applicables.
Les avantages sociaux incluent des assurances collectives, une banque de congés et une contribution paritaire à un REER collectif, incluant une cotisation de 8 % du salaire payé par l'employeur.
L’horaire de travail sera de trente-deux (32) heures par semaine réparties sur quatre jours ou trente-quatre (34) heures par semaine réparties sur quatre jours et demi, flexible.
1240, route 158, Saint-Thomas, QC, J0K 3L0
