Description
Cowansville, ville centre de la MRC de Brome-Missisquoi, dessert une population de 17 318 habitants et est située à moins d’une heure de Montréal et de Sherbrooke dans un environnement naturel et exceptionnel. Regroupant tous les services d’un grand centre urbain, Cowansville a su conserver sa dimension humaine. Il s’agit d’un pôle économique et industriel où une importante proportion de la population est bilingue. Cowansville est reconnue pour son dynamisme, notamment grâce à ses nombreuses activités culturelles et sportives. La structure de la Ville de Cowansville comprend une direction générale et huit services municipaux. La Ville regroupe près de 200 d'employés au service des citoyens de Cowansville.
Sommaire du poste
Sous la supervision de la direction générale, la personne titulaire du poste assure la réalisation des activités administratives, logistiques et rédactionnelles de haut niveau auprès de la direction générale, de la direction générale adjointe et de la mairie. Elle participe au traitement, à la préparation et au suivi de dossiers corporatifs, stratégiques et confidentiels, tout en veillant à la gestion des priorités, au respect des échéanciers et à la qualité des suivis. En raison de la nature de ses fonctions, elle exerce un jugement professionnel dans le traitement des dossiers qui lui sont confiés et assure un traitement rigoureux, confidentiel et discret des renseignements.
Principales tâches et responsabilités
- Assurer la réception, l'analyse, le traitement et le suivi des demandes, communications et requêtes adressées à la direction générale, à la direction générale adjointe et à la mairie, en exerçant un jugement professionnel dans l'évaluation, l'orientation et la priorisation des dossiers selon leur nature, leur urgence et les priorités organisationnelles;
- Réaliser les activités administratives, logistiques et rédactionnelles liées aux dossiers, projets, rencontres, événements, comités et représentations de la direction générale, de la direction générale adjointe et de la mairie, incluant les préparatifs, les suivis requis et la participation à certaines activités lorsque nécessaire;
- Assurer le suivi des dossiers, mandats et priorités confiés par la direction générale, effectuer les démarches nécessaires à leur avancement et veiller à la réalisation des suivis requis auprès des intervenants concernés;
- Gérer les agendas de la direction générale, de la direction générale adjointe et de la mairie, incluant l'évaluation et la priorisation des demandes de rencontre, la planification des activités et la recommandation des ajustements requis en fonction des enjeux et des priorités organisationnelles;
- Assurer la consolidation, la préparation, la rédaction et la validation des informations, documents, présentations, rapports et dossiers corporatifs ou stratégiques destinés à la direction générale, à la mairie ou aux instances décisionnelles;
- Assurer un traitement rigoureux, confidentiel et discret de toute information portée à sa connaissance dans le cadre de ses fonctions et veiller à la protection des renseignements stratégiques, sensibles ou confidentiels relatifs aux activités de la direction générale, de la mairie, du conseil municipal et de l'organisation;
- Agir à titre de personne-ressource auprès des directions et des partenaires internes pour certaines demandes, dossiers ou activités relevant de la direction générale;
- Coordonner l'organisation et la logistique de certaines activités protocolaires, représentations officielles, rencontres citoyennes ou événements spéciaux impliquant la mairie ou la direction générale et, au besoin, accompagner les personnes concernées lors de leur tenue;
- Participer à certains comités, groupes de travail ou rencontres stratégiques lorsque requis et assurer les suivis, démarches et actions découlant de ses responsabilités;
- Assurer la veille, la recherche et la mise à jour du registre corporatif des programmes de subventions, identifier les opportunités de financement pertinentes pour les différents services et fournir l’information à la direction générale adjointe afin de soutenir les priorités et orientations de la Ville;
- Peut être appelée à contribuer à des mandats corporatifs ou à soutenir des projets organisationnels spéciaux confiés par la direction générale, selon les besoins et les priorités de l'organisation;
- Collaborer avec les services et les ressources internes concernés dans le traitement des dossiers, la réalisation des activités et la mise en œuvre des projets relevant de son champ d’expertise;
- Contribuer à l'amélioration continue, à l'optimisation et au développement des pratiques, outils et processus liés à son champ d'expertise;
- Promouvoir les valeurs, orientations et pratiques de gestion de la Ville dans l’exercice de ses fonctions;
- Assumer les responsabilités corporatives associées à ses fonctions, incluant la participation aux mesures d’urgence et à la continuité des opérations lors de situations exceptionnelles.
La personne titulaire du poste peut être appelée à effectuer toutes autres tâches reliées à sa fonction et/ou requise par son supérieur. Cette description n’est pas limitative, mais indicative des tâches à accomplir et reflète les éléments généraux du travail et ne doit pas être considérée comme une énumération détaillée de toutes les tâches à accomplir.
Exigences
Qualifications et expérience
- Détenir un diplôme d’études collégiales (DEC) en administration, bureautique ou dans une discipline connexe. Toute combinaison de formation et d’expérience équivalente pourra être considérée;
- Posséder un minimum de cinq (5) ans d'expérience dans des fonctions comportant un soutien direct à la haute direction, la gestion de dossiers confidentiels et la coordination d'activités administratives complexes;
- Expérience dans le milieu municipale (un atout).
Compétences et aptitudes recherchées
- Excellente maîtrise du français, tant à l’oral qu’à l’écrit, ainsi que de très bonnes habiletés rédactionnelles et de synthèse;
- Maîtriser les outils informatiques et les logiciels de bureautique usuels (suite Microsoft Office ou équivalent);
- Faire preuve d’un haut niveau de discrétion, de jugement et de professionnalisme dans le traitement d’informations confidentielles;
- Démontrer une excellente capacité d’organisation, de gestion des priorités et de respect des échéanciers;
- Posséder de très bonnes habiletés rédactionnelles, de synthèse et de communication;
- Faire preuve d’autonomie, de rigueur et d’un grand souci du détail;
- Démontrer une capacité à travailler dans un environnement comportant des demandes multiples et des priorités changeantes;
- Posséder de fortes habiletés relationnelles et une approche axée sur le service;
- Faire preuve de diplomatie, de tact et d’un bon sens politique;
- Capacité à interagir avec des intervenants de différents niveaux hiérarchiques;
- Faire preuve d’initiative et de proactivité dans la gestion des dossiers.
Salaire et avantages
Conditions de travail
- Horaire de travail de 37.5 heures/semaine, du lundi au vendredi.
- La Ville de Cowansville offre une rémunération et des conditions de travail avantageuses.
- Salaire annuel variant entre 69 970 $ et 82 318 $, selon l’expérience et les formations du candidat.
- Avantages sociaux très concurrentiels offerts en vertu de la Politique des conditions de travail régissant les employés cadres de la Ville de Cowansville (fonds de pension, assurances collectives, etc.).
- Politique de télétravail en vigueur.
Adresse où postuler
Courriel: rh@ville.cowansville.qc.ca
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