Le ou la préposé(e) au service du greffe effectue, sous l’autorité de la greffière, différentes tâches de nature technique afin d’apporter un soutien en ce qui a trait aux recherches et procédures ainsi qu’à effectuer des tâches de secrétariat de nature variée. Il (ou elle) voit au bon fonctionnement du système de gestion des documents administratifs de la municipalité, tient à jour le système de classification, en application du recueil de délais de conservation des documents municipaux selon la Loi sur les archives (L.R.Q., ch.A-21.1).
FONCTIONS PRINCIPALES
- Apporte un soutien en ce qui a trait aux recherches et procédures et effectue des tâches administratives et de secrétariat de nature variée ;
- Effectue l’archivage des documents, en assure le suivi et la mise à jour du cadre de classement en concordance avec le recueil de conservation des documents et en applique les délais de conservation en fonction de la Loi sur les archives ;
- Tient à jour la liste des soumissions, ententes et contrats octroyés, la liste des hypothèques légales, les demandes adressées à la Commission de protection du territoire agricole du Québec, la liste des plans archivés, la liste des dérogations mineures, la liste des obligations et hypothèques légales ainsi que les demandes d’accès à l’information.
- Effectue la correspondance du Service du greffe et le suivi des résolutions du Conseil ;
- Prépare les avis publics et les diffuse ;
- Prépare les certificats du greffier et les certificats de publication pour règlement ;
- Prépare le registre des règlements d’emprunt ;
- Prépare les bordereaux pour l’ouverture des soumissions et procède à l’analyse des soumissions ;
- Ouvre le courrier, distribue et photocopie les documents reçus pour diverses personnes ;
- Effectue toute autre tâche connexe.
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- DEC en technique de la documentation ou expérience pertinente d’au moins 6 mois
- Connaissance de la Loi sur les archives et de la Loi sur l’accès aux documents publics
- Très bonne connaissance du français parlé et écrit
- Connaissance de Syged
- Être organisé, polyvalent, autonome et discret
Entrée en fonction : 5 juin 2018
Salaire : Classe 6, selon la convention collective en vigueur.
Horaire : 33.75 heures/semaine
Ville de Bromont
88, boulevard de Bromont
Bromont Québec
Canada J2L 1A1
