Responsabilités
Opérations administratives :
- Vérifier l’exactitude du rôle de cour à partir d’une liste générée par le logiciel en s’assurant, autant que possible, que le dossier soit complet (rapports de police, lettre de la SAAQ);
- Ouvrir des dossiers et effectuer le classement selon les règles établies;
- Sortir les constats à partir d’une liste préliminaire générée par le système informatique et envoyer les avis d’audition une fois que le traitement ait été effectué par les gestionnaires;
- Envoyer des assignations à comparaître (subpoenas) déjà traités par les gestionnaires;
- Imprimer et poster des avis de jugement déjà traités par les gestionnaires;
- Saisir des plaidoyers des défendeurs ou de son représentant dans le système;
- Valider l’information des factures reçues (huissier, fournisseur, heures du juge etc.);
- Effectuer la mise à jour des informations dans le système informatique suivant le retour de la poste certifiée;
- Rédiger et transcrire de la correspondance;
- Classer plusieurs types de documents selon les procédures établies;
- Déposer et ramasser le courrier interne, le dépouille, l’estampille et fait approuver le suivi à faire par son supérieur;
- Commander de la papeterie ou autres fournitures de bureau;
- Mettre les dossiers dans les boîtes pour archivage et remplir le bordereau.
Gestion de l'information :
- Recevoir des appels et renseigner les clients ou les diriger à la personne-ressource appropriée;
- Recevoir la clientèle, offrir le service nécessaire ou la diriger à la personne-ressource appropriée;
- Saisir les constats dans le logiciel prévu à cet effet.
Gestion des encaissements :
- Effectuer des encaissements, faire des dépôts et toutes autres manipulations d'argent. Préparer et transmettre les documents qui en résultent;
- Analyser les dossiers de perception exigeant des ajustements et en assurer le suivi administratif aux fins de perception;
- Exécuter toutes autres tâches connexes à son travail.
Cette personne peut être appelée à remplacer le poste de préposé à la perception, volet service clientèle.
Les tâches mentionnées reflètent les responsabilités caractéristiques de l'emploi du poste identifié et ne doivent pas être considérées comme une énumération exhaustive de toutes les exigences occupationnelles inhérentes.
Exigences :
- Diplôme d’études professionnel en bureautique ou l’équivalent dans un domaine connexe;
- Expérience dans un soutien administratif;
- Rigueur;
- Habileté à travailler en équipe;
- Connaissance de la suite Office, principalement Word, Excel et Outlook.
Remarque
Toute candidature sera traitée confidentiellement.
La Ville de Deux-Montagnes applique un programme d'accès à l’égalité en emploi. La Ville de Deux-Montagnes remercie tous les candidats pour leur intérêt. Cependant, nous communiquerons uniquement avec les personnes sélectionnées pour une entrevue.
Horaire
Lundi au vendredi midi
Quart
Jour, 33,5 heures/semaine
Salaire
26.60
