Description
PRINCIPALES TÂCHES
- Assister la mairesse et le directeur général dans leur rôle respectif en facilitant le travail administratif, en faisant la gestion de leur agenda et en s’assurant que les demandes soient traitées avec rapidité, exactitude et efficacité;
- Être responsable de la gestion des activités de la mairesse et du directeur général et effectuer les suivis appropriés. Fixer, déplacer et confirmer les rendez-vous de la mairesse et du directeur général et préparer la documentation requise. Être en mesure de réaménager l’emploi du temps en fonction des urgences ou des imprévus et s’assurer de la présence de la mairesse et du directeur général à différents rendez-vous. S’il y a lieu, effectuer les arrangements relatifs à leurs déplacements (réservation, transport, hébergement, etc.);
- Collaborer étroitement avec les directions de service pour la préparation des documents liés aux comités pléniers et aux séances du conseil municipal; suivre la réception des sommaires décisionnels et l’approbation des ordres de jour;
- Organiser le calendrier annuel, envoyer les convocations en fin d’année, assurer le suivi des ordres du jour et de la documentation associée, assister à certaines rencontres, rédiger les comptes-rendus et assurer le dépôt des comptes-rendus au comité plénier, assurer le suivi de certaines recommandations relevant de la mairie et la direction générale;
- Recevoir les appels téléphoniques et donner des renseignements qui relèvent de son champ de compétences afin de mieux répondre au correspondant et/ou le diriger au bon service;
- Convoquer les réunions et en planifier l’organisation matérielle, réserver la salle appropriée, préparer et acheminer les dossiers nécessaires sur demande, assister aux réunions et rédiger les comptes-rendus;
- Assister et soutenir la mairesse, le directeur général et les directeurs de services dans la gestion des dossiers en tenant compte des éléments stratégiques et des échéanciers. Faire les liens dans le suivi des dossiers;
- Être responsable du rappel des échéanciers, des procédures administratives et assurer le règlement d'un grand nombre de détails administratifs;
- Être responsable des demandes de délégation et des permis d’absences des directeurs, les analyser et faire rapport à son directeur général pour approbation et en assurer le suivi;
- Fournir aux membres du conseil municipal l’aide, l’information et la documentation nécessaire à la bonne marche de leur travail de conseiller selon leurs besoins et demandes;
- Maintenir à jour l’inventaire des articles promotionnels et les distribuer au besoin;
- Communiquer avec les organismes municipaux, sociaux et communautaires, à vocation économique, touristique, industrielle ou commerciale, afin d’obtenir ou de transmettre de l’information;
- Accueillir les visiteurs avec politesse et courtoisie et veiller au bon état des lieux (salle de conférence et bureaux);
- Être responsable de la mission Support au centre de coordination dans le plan des mesures d’urgence;
- Effectuer tout autre travail connexe demandé par le maire ou le directeur général.
Cette description n'est pas limitative; elle contient les éléments principaux à accomplir. L'employé peut être appelé à s'acquitter de toute autre tâche connexe demandée par son supérieur; les tâches demandées n'ont pas d'effet sur l'évaluation.
Exigences
- Diplôme d’études collégiales (D.E.C) en techniques de bureautique, ou l’équivalent;
- Expérience pertinente minimale de dix (10) ans dans des fonctions connexes;
- Maitrise des logiciels de la suite Office;
- Excellente maitrise du français et de l’anglais autant à l’oral qu’à l’écrit.
Salaire et avantages
CATÉGORIE : Cadres
SERVICE : Direction générale
TRAITEMENT : Classe 2 entre 69 086$ et 86 357$
LIEU DE TRAVAIL : 6, avenue Desaulniers, Saint-Lambert
HORAIRE : 35 heures par semaine
Adresse où postuler
Courriel: dotation@saint-lambert.ca
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