Sous l’autorité de la directrice du Service du greffe et des affaires juridiques, la personne responsable des archives conçoit et implante des systèmes de classification des documents administratifs, en vue d’en faciliter le repérage et la consultation. Elle analyse les besoins, évalue l’efficacité des systèmes existants, traite les archives, conçoit et met en place un système de classification optimal.
Tâches et responsabilités
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Agir à titre de personne responsable de la mise à jour du plan de classification et du calendrier de conservation de la Ville, dans le respect de la Loi sur les archives et des politiques de Bibliothèque et Archives nationales du Québec et voit à son application.
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Élaborer, faire adopter, mettre à jour et coordonner l’application de politiques, de procédures et de directives de gestion documentaire dans l’organisation y compris la circulation de l’information et des documents, leur sécurité, leur intégrité et leur accessibilité.
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Faire le suivi du système de gestion intégrée des documents administratifs.
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Produire et mettre à jour les différents outils de travail permettant la mise en place et l’entretien du système de gestion documentaire et permettant de contrôler et d’évaluer sa performance.
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Assurer la formation du personnel de l’organisation sur la gestion documentaire en général, ainsi que sur l’utilisation du système.
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Coordonner le déclassement annuel et le traitement des documents semi-actifs et gère les différents dépôts d’archives, ainsi que les espaces et le matériel réservés à leur gestion.
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Assurer le respect de l’application des dispositions de la Loi sur les archives et des autres lois ou règlements applicables aux archives.
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Coordonner les activités annuelles de déchiquetage communautaire.
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Gérer le matériel réservé à la conservation, au traitement et à la diffusion des documents historiques.
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S’assurer que les espaces et le parc d’équipement répondent adéquatement à la conservation, au traitement et à la diffusion des documents historiques.
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Gérer les mandats avec les firmes externes nécessaires pour la réalisation des objectifs annuels en gestion documentaire.
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Demeurer au fait des meilleures pratiques dans son domaine.
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Recommander et mettre en place les démarches et actions permettant d’améliorer en continu l’efficience du service.
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Veiller à ce que les méthodes suggérées permettent l’utilisation maximale des ressources humaines et financières que la Ville alloue à cette fin.
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Collaborer au traitement des demandes effectuées en vertu de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels et voit au respect des dispositions de cette Loi.
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Voir à la mise en place des processus et méthodes de travail requis afin de respecter les dispositions du PL25 quant à la protection des renseignements personnels.
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Voir aux besoins matériels et planifie les ressources externes nécessaires lors de l’élaboration du budget annuel;
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Effectuer toutes autres tâches connexes ou requises par la direction du Service du greffe et des affaires juridiques.
Qualifications et expérience
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Détenir un certificat en archivistique, D.E.C. en gestion de la documentation ou autre formation ou expérience jugée équivalente par la Ville.
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Détenir un minimum de 2 ans d’expérience dans un poste similaire.
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Être membre de l’Association des archivistes du Québec (atout).
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Connaissance du milieu municipal (atout).
Profil recherché
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Faire preuve d’autonomie, d’initiative et détenir une bonne capacité d’adaptation.
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Faire preuve de rigueur, de précision et d’une grande discrétion.
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Posséder un bon sens de l’organisation.
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Avoir une facilité à communiquer et à collaborer.
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Maitrise des outils informatiques, incluant mais ne se limitant pas à la suite MS Office. La connaissance du logiciel SYGED serait un atout.
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Avoir une excellente maitrise du français et une connaissance de l’anglais parlé et écrit.
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Posséder un permis de conduire valide pour se déplacer entre les bâtiments municipaux.
Conditions de travail
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Horaire de travail de 37.5 heures/semaine, du lundi au vendredi;
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Salaire annuel variant entre 69 970 $ et 82 318 $, selon l’expérience et les formations du candidat;
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Avantages sociaux très concurrentiels offerts en vertu de la Politique des conditions de travail régissant les employés cadres de la Ville de Cowansville (fonds de pension, assurances collectives, etc.);
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Politique de télétravail en vigueur.
La Ville de Cowansville souscrit à l’égalité à l’emploi. L'utilisation du masculin est choisie pour des fins de lisibilité.
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Veuillez soumettre votre candidature en faisant parvenir votre curriculum vitae accompagné d’une lettre de présentation par courriel à rh@ville.cowansville.qc.ca
L'affichage demeurera ouvert jusqu'à ce que le poste soit comblé.
Note : La Ville de Cowansville souscrit à l’égalité à l’emploi. L’utilisation du masculin est choisie pour des fins de lisibilité. La Ville de Cowansville remercie tous les candidats de leur intérêt. Toutefois, seules les personnes sélectionnées pour une entrevue seront contactées.
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