- Aider à la préparation et à la mise en page des documents afférents aux pléniers et aux séances du conseil municipal (sommaires décisionnels, procès-verbaux, extraits des résolutions), des règlements, des politiques et des avis publics;
- Participer aux comités pléniers du conseil municipal et rédiger le compte-rendu;
- Imprimer les extraits des résolutions et faire les suivis nécessaires auprès des directions de service;
- Tenir et mettre à jour les livres des procès-verbaux, des règlements et des politiques;
- Soutenir le greffier dans le suivi des registres exigés par la Loi (déclaration de dons, déclaration des intérêts pécuniaires, approbation réglementaire, etc.);
- Préparer les dossiers transmis à la cour municipale;
- Assurer l’application du calendrier de conservation des archives et des documents appartenant à la Ville conformément aux lois et politiques en vigueur;
- Accuser réception des demandes de réclamations, participer au traitement des demandes et assurer le suivi une fois la demande traitée;
- Accuser réception des demandes d’accès à l’information et aux documents publics, participer au traitement des demandes et assurer le suivi une fois la demande traitée;
- Collaborer à certaines étapes de la procédure de vente pour taxes;
- Participer à la planification et à l’organisation des élections municipales et référendums;
- Agir à titre de commissaire à l'assermentation;
- Assister et remplacer le greffier, selon les besoins et, dans ce cas, exerce toutes les tâches et responsabilités dévolues au greffier selon la Loi sur les cités et villes et la Loi sur les élections et les référendums.
- Procéder aux convocations et aux réservations de salle lors de réunions de la direction générale et du conseil municipal (pléniers);
- Collaborer à la réalisation de divers dossiers et documents administratifs, en assurer la mise en page et la vérification de l’orthographe et de la grammaire;
- Préparer les bons de commande et effectuer le suivi des factures et des relevés de carte de crédit de la direction générale et du greffe;
- Traiter les appels téléphoniques, les courriers électroniques, ainsi que certaines correspondances adressées à la direction générale, à la mairie et au greffe;
La liste des tâches et responsabilités énumérées ci-dessus est sommaire et indicative. Il ne s’agit pas d’une liste complète et détaillée des tâches et responsabilités susceptibles d’être effectuées par la personne occupant ce poste.
- Diplôme d’études collégiales (DEC) ou Attestation d’études collégiales (AEC) en techniques juridiques ou de la documentation;
- Certificat universitaire en droit ou en archivistique ou toute autre formation universitaire touchant la gestion documentaire (un atout);
- Expérience minimale de deux (2) à trois (3) années dans un domaine similaire;
- Toute autre combinaison de scolarité et d’expérience jugée pertinente et équivalente pourra être considérée;
- Connaissance des logiciels de la suite Microsoft Office 365 et Adobe Acrobat Pro;
- Disponibilité à travailler occasionnellement en dehors des heures normales de travail (pléniers, séances du conseil, etc.);
- Excellente maîtrise de la langue française, tant à l’oral qu’à l’écrit.
* Toute autre combinaison de scolarité et d’expérience jugée pertinente et équivalente pourra être considérée.
Compétences recherchées
- Autonomie
- Discernement et jugement
- Contrôle et respect des priorités
- Éthique et intégrité
- Esprit d’équipe et collaboration
La Ville offre des avantages sociaux concurrentiels, ainsi qu’un environnement de travail où les défis sont nombreux et motivants. Vous pourrez continuer à vous développer autant professionnellement que personnellement. Vous aurez des conditions de travail à votre hauteur et qui remercieront votre appartenance et vos accomplissements chez nous. Notre horaire de travail permet également une conciliation travail et vie personnelle : fermeture des bureaux administratifs à midi le vendredi et la possibilité de faire du télétravail.
La rémunération horaire se situe entre 32,0249 $ (échelon 1) et 38,2731 $ (échelon 10) selon l’expérience du candidat directement liée à la fonction et conformément aux dispositions prévues à la convention collective de travail en vigueur (échelles de 2024).
414, av Sainte-Brigitte
