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TECHNICIEN(NE) EN GESTION DES EFFECTIFS
POSTE RÉGULIER À TEMPS PLEIN
DIRECTION DES RELATIONS AVEC LES CITOYENS ET DES COMMUNICATIONS
Sous la responsabilité du supérieur immédiat, le titulaire accomplit diverses tâches techniques en lien avec les activités de la direction dont la planification, la conception et le suivi des effectifs. Il assure un support dans les activités de gestion des ressources humaines, financières, matérielles et technologiques.
Principales responsabilités :
• Effectue les remplacements des effectifs non ponctuels, selon les procédures établies afin d’assurer la continuité des services et la couverture optimale des besoins opérationnels. Se réfère à son supérieur en cas de problématique;
• Effectue, selon les procédures établies, l’horaire de travail des effectifs. Assigne les effectifs en conformité avec les besoins, selon les procédures en vigueur et la convention collective afférente. Diffuse les horaires de travail et tient à jour les diverses informations dans le système et informe son supérieur immédiat des remplacements non comblés;
• Vérifie l’exactitude et analyse les demandes d’ajustements de paie requis par les employés, fait autoriser par son supérieur et effectue les suivis requis auprès du service de la paie;
• Assure le suivi administratif des absences pour maladie auprès de la direction des ressources humaines afin de soutenir une planification efficace des effectifs. Se réfère à son supérieur en cas de problématique;
• Soutient les processus aux mouvements de personnel, et des absences planifiées en respectant les processus établis;
• Prépare et effectue les affichages de postes selon les procédures établies et assure, lorsque requis, le suivi des candidatures auprès des personnes concernées;
• Procède à l’ouverture des dossiers des nouveaux employés dans le logiciel, administre les codes d’accès, les équipements informatiques, prépare les documents nécessaires et effectue les suivis au besoin; Effectue les étapes administratives liées à l’accueil des nouveaux employés, incluant la création des dossiers, les accès et les suivis requis;
• Recueille, compile et maintient à jour les renseignements relatifs aux dossiers des employés;
• Compile les informations relatives aux demandes d’accès à l’information, prépare et s’assure de la disponibilité et de la validité des documents à l’intérieur des délais prescrits et effectue les suivis requis. Tient à jour les tableaux et statistiques des activités d’accès à l’information;
• Prépare les diverses demandes de facturation et de remboursement, transmet le tout à la direction de l’administration et des finances et en assure les suivis;
• Participe à la diffusion des formations du personnel de sa direction;
• Collabore aux processus de demande de prix, bons de commande et au suivi auprès des fournisseurs;
• Collabore à la préparation du budgétaire en compilant, validant et mettant à jour les données financières et salariales au logiciel approprié;
• Collabore au développement des processus administratifs et opérationnels ainsi qu’aux différents projets de sa Direction et participe à la formation, s’il y a lieu;
• Élabore des statistiques et rédige des rapports ou documents en lien avec son secteur d’activité.
• Formation académique : DEC en administration;
• Expérience pertinente : Un minimum de vingt-quatre (24) mois.
(Toute autre combinaison de scolarité et d’expérience jugée pertinente et équivalente pourra être considérée.)
Maîtrise du français rédaction (test requis);
Maîtrise du français linguistique (test requis);
Maîtrise de Word fonctions intermédiaire (incluant base) (test requis);
Maîtrise du chiffrier Excel fonctions intermédiaires (incluant base) (tests requis).
Autres exigences :
• Autonomie;
• Planification;
• Rigueur.
L’horaire de travail est du lundi au jeudi de 8 h 15 à 16 h 30 et le vendredi de 8 h 30 à midi.
Le taux horaire de cet emploi est de 44,97$ et les conditions de travail sont celles prévues à la convention collective.
