Description
Sous l’autorité de la direction des Services administratifs, la personne salariée titulaire de ce poste accueille les citoyens et reçoit les appels téléphoniques. Elle effectue également le travail de commis de bureau et de secrétariat relié à ce service.
De manière indicative et non limitative, la personne accomplit, pour ce faire, les tâches suivantes :
- Accueillir les citoyens à l’hôtel de ville, donner l’information générale sur l’ensemble des services municipaux (taxation, urbanisme, travaux publics, environnement, loisirs, etc.) et diriger les citoyens vers le service municipal concerné, le cas échéant;
- Recevoir les appels téléphoniques de l’ensemble des services municipaux (taxation, urbanisme, travaux publics, environnement, loisirs, etc.), donner l’information générale et répartir les appels vers le service municipal concerné, le cas échéant;
- Recevoir, traiter, transmettre et effectuer, à l’aide des logiciels appropriés, les plaintes et les requêtes ainsi que les inscriptions, la perception, la facturation, la recherche, la production de rapports, le classement, la programmation et la saisie de données;
- Ouvrir et répondre au courrier électronique adressé aux différentes boîtes courriel relevant des Services administratifs;
- Effectuer le travail de secrétariat et apporter un soutien administratif aux divers services;
- Colliger l’information, rédiger, mettre en page et préparer des documents de présentation pour les services administratifs à l’aide des différents logiciels de la suite Office (Word, Excel, PowerPoint), d’InDesign, d’Adobe Pro, etc.;
- Ouvrir les dossiers des Services administratifs, en assurer le suivi et le classement;
- Assurer le suivi des permis et des certificats d’autorisation;
- Préparer des dossiers pour le Comité consultatif en urbanisme (CCU) et les différentes rencontres administratives, le cas échéant;
- Effectuer la perception, valider les encaissements et les dépôts, préparer les dépôts, préparer et effectuer la facturation;
- Assurer un soutien à la direction et aux employés du Service de l’urbanisme, notamment en assurant l’ouverture et le suivi des permis, des plaintes et des requêtes, en informant les citoyens des interventions effectuées, en préparant et en réalisant divers formulaires;
- Maintenir l’inventaire de papeterie du service, participer à la commande des équipements nécessaires au bon déroulement du service;
- Assurer toutes autres tâches connexes.
Exigences
- Détenir un diplôme d’études collégiales (DEC) en technique de bureautique ou un diplôme d’études professionnelles (DEP) en secrétariat ou en bureautique;
- Représenter la Ville avec professionnalisme et assurer une expérience citoyenne positive;
- Avoir une excellente maîtrise de la langue française, parlée et écrite;
- Être capable de gérer un volume élevé de demandes simultanées (appels, courriels, accueil au comptoir).
- Maîtriser les logiciels de la suite Office et avoir de bonnes connaissances d’Adobe Pro;
- Avoir une bonne capacité d’apprentissage pour découvrir plusieurs logiciels informatiques;
- Avoir une bonne connaissance du logiciel PG Solutions et la connaissance d’Accès Cité Territoire sera considéré comme un atout;
- Avoir la capacité de travailler en équipe;
- Avoir de bonnes aptitudes rédactionnelles.
Salaire et avantages
La semaine régulière de travail est de 35 heures, réparties selon l’horaire suivant :
- Du lundi au jeudi, de 8 h 15 à 17 h et le vendredi, de 8 h à 12 h;
- Avantages sociaux compétitifs : régime d’assurances collectives, fonds de pension, banque de congés, 3 semaines de vacances ;
- Salaire horaire entre 28,41 $ $ et 32,14 $, selon la convention collective en vigueur.
Adresse où postuler
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20 mars 2026
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