- S’assurer de la mise à jour des documents essentiels, comme les rapports, recommandations, procès-verbaux et présentations. Il doit s'occuper également du traitement du courrier et des communications, garantissant une coordination précise et rapide entre les différentes parties;
- Rédiger ou mettre à jour différents textes, documents, rapports incluant les recommandations au conseil (rapports au conseil et tableaux mensuels d’embauches), procès-verbaux, présentations visuelles et autres documents incluant les documents et la correspondance requise au processus d’embauche en fonction des besoins et en assurer l’envoi aux personnes concernées;
- Collaborer à la préparation du budget annuel en assistant la direction du Service dans les diverses étapes, et faire les suivis mensuels des postes budgétaires puis en faire état à la direction du Service incluant les suivis relatifs aux formations budgétées des divers Services de la Ville et reçoit puis traite les factures du Service
- S’assurer de l’adhésion de l’employé aux assurances collectives et/ou au fonds de pension de la Ville en validant le tout avec la paie et faire parvenir les informations lorsque requis;
- Coordonner diverses informations à communiquer à l’équipe des ressources humaines de même qu’aux services concernés, à la suite d’un changement ayant une incidence sur la paie, le dossier de l’employé, le budget de la Ville, les profils informatiques, l’intranet, etc. (embauche, départ, mutations, etc.);
- Assurer le soutien administratif et les suivis en lien avec les diverses politiques, directives et procédures de la Ville, produire et mettre à jour les listes d’employés pour les divers événements (ex. : gestes de civilité, stagiaires, anniversaires, soirée reconnaissance, programme d’aide aux employés, la télémédecine);
- Coordonner, avec les divers participants, les comités d’embauche selon la quantité de demandes d’autorisation d’embauche reçues et faire le suivi avec les conseillers pour les fins d’affichages;
- Apporter un soutien administratif pour la mise en place de diverses formations et programmes spécialisés en ressources humaines (ex : secouristes en milieu de travail, clientèle difficile, futurs retraités, cybersécurité, vaccination, etc.) en fonction des procédures et des besoins établis par les conseillers et la direction du Service;
- Produire l’ordre du jour de divers comités en fonction des sujets qui lui sont remis, assister aux réunions des comités de retraite et autres rencontres, rédiger les procès-verbaux puis effectuer les suivis administratifs;
- Participer à la gestion administrative du régime de retraite : remplir les formulaires appropriés, faire le suivi avec l’actuaire et le participant et répond aux différentes questions et demandes, puis faire les mises à jour nécessaires dans les différents tableaux ou plateformes (VIP, PBI);
- Apporter un soutien administratif à l’ensemble de l’équipe des ressources humaines notamment concernant les affichages internes, externes, la liste de rappel et doit effectuer le remplacement de la technicienne ressources humaines et système intégré en cas d’absence ou lorsque requis.
- Détenir un diplôme d’études collégiales (DEC) en bureautique;
- Avoir un minimum de deux ans et demi d’expérience significative dans un poste similaire notamment au niveau du suivi budgétaire (facturation, suivi des dépenses de formation et autres) et de la gestion administrative d’un fonds de pension (comité de retraite) et d’un programme d’assurances collectives;
- Avoir une expérience marquée dans la rédaction de procès-verbaux ainsi que dans l’organisation et la planification de rencontres et de formations;
- Être orienté service à la clientèle;
- Avoir d’excellentes aptitudes en informatique dont la connaissance de la suite Microsoft Office, et plus particulièrement Powerpoint, Excel et Word de niveau intermédiaire (tableau dynamique croisé, formules de recherche, fonctions, fusion de documents, etc.);
- Avoir des connaissance des logiciel ACCEO, VIP et WordPress (considérées comme des atouts importants).
En plus des exigences minimales ci-dessus mentionnées, la personne doit notamment posséder des aptitudes marquées sur le plan de la communication verbale et écrite, un sens développé de l’organisation et de la planification, être autonome, rigoureuse, avoir une capacité à mener plusieurs tâches à la fois et être débrouillarde.
Selon les conditions de travail réservées aux employés cols blancs, classe 9
Salaire horaire: 32.63$ (échelon 1) - 42.94$ (échelon 8)
La Ville offre un programme d’avantages sociaux très compétitif qui comprend entre autres:
- assurances collectives;
- régime de retraite à prestations déterminées;
- congés personnels, congés sociaux, congés parentaux et journées fériées dont deux semaines de congé durant la période des fêtes;
- Programme d’aide aux employés et télémédecine
- etc.
